整理された書類が、人事の確かな仕事を支える
雇用契約や関連書類は、入社日や契約に記載された条件などを確認するために使います。必要な書類をすぐ見つけられると、人事への問い合わせにも対応しやすくなります。
書類が書庫、個人のパソコン、メール、メッセージに分散していると、探すだけで時間がかかります。誰の書類か、どのコピーを参照するかも確認が必要です。Forte HRISは従業員データ、書類、契約を一つのシステムにまとめ、事務管理を整えます。
従業員データと書類を同じ場所で管理
Forte HRISでは、従業員データと関連書類をシステム内に保管できます。ファイルをアップロードして該当する従業員情報とともに管理できるため、一つの確認のために別の保管場所を探す手間を減らせます。
例えば入社日を確認するときは、アプリの記録と保管された契約書を照合できます。別の担当者にファイルを送ってもらわずに、情報と根拠資料を一緒に確認できます。
雇用契約も従業員管理の一部に
雇用契約には、人事が参照する雇用関係の重要な情報が記載されています。コピーが別々に保管されていると、内容を確認するたびに書類を集め直す必要があります。
Forte HRISでは、雇用契約を従業員データや書類とともにシステム内で管理できます。契約の保管先と探す場所が明確になり、紙のファイルや個人のパソコンを持つ担当者への依存を減らせます。
書類の散在と繰り返しの検索を減らす
書類を集約すると、整理されないまま各所に散らばるリスクを減らせます。従業員について質問されるたびに、人事がいくつもの場所を探し始める必要を減らします。
一つのシステムで保管することは、人事担当者や分担が変わるときの業務継続にも役立ちます。ファイルの場所や書庫の並びを覚えている一人だけに頼らずに済みます。
紙を減らし、書類を準備しやすく
Forte HRISのデジタルコピーは、日常の事務処理での印刷や複写を減らす助けになります。人事は紙のファイルを毎回取り出したりコピーしたりせず、システム内で書類を参照できます。
紙の削減は、保管場所や書類の山を整理する作業の削減にもつながります。必要な原本は企業の要件や方針に従って保管し、デジタル管理を補助的に活用できます。
整ったデジタル管理は、日々の習慣から
書類のシステム化は、一貫した整理方法があってこそ役立ちます。保管する書類の種類、分かりやすいファイル名、従業員書類をそろえる担当者を社内で決めておくと進めやすくなります。
新しい書類が届いたり情報が変わったりしたときは、関連資料の不足を確認できます。システムは単なるアップロード先ではなく、人事の仕事を支える情報源になります。
契約変更時も書類を整理
契約を更新・変更した際は、関連書類をアップロードし、期間や日付を区別できるファイル名にします。現在の書類と、過去の内容を確認するための記録を見分けやすくなります。
書類の不足を確認する担当者と、以前の書類の保存方法を決めておきます。名前の付け方や手順をそろえると、登録した人の記憶だけに頼らず管理できます。
FAQ
雇用契約と従業員書類に関するよくある質問
書類を従業員データと一緒に管理する理由は？
データは従業員情報を示し、書類は確認の材料になります。同じシステムに置くと、情報を理解し、必要な書類を複数の場所から探さずに見つけやすくなります。
Forte HRISに書類と雇用契約を保管できますか？
はい。従業員データ、関連書類、雇用契約を管理できます。書類をアップロードし、従業員情報とともに集約して保管できます。
書類の散在をどう減らしますか？
従業員書類を管理する場所を一つにできます。該当する従業員にファイルを登録し、名前を分かりやすくすることで、パソコンやメール、メッセージに分かれたファイルへの依存を減らせます。
紙の利用を減らせますか？
はい。システムのデジタルコピーにより、日常業務での印刷や複写を減らせます。必要な原本は引き続き企業の要件や方針に沿って保管してください。
紙の原本をすべてすぐ捨ててもよいですか？
Forte HRISの利用は、すべての原本を廃棄することを意味しません。紙で残す書類は企業が判断します。システムはデジタルコピーを整理し、日々の管理が紙の取り出しだけに依存しないよう支えます。
人事担当者が変わった場合は？
集約された記録が業務の継続を助けます。特定の人が保管場所を覚えていることだけに頼らず、システムを使って書類管理を続けられます。
開始前に何を準備すればよいですか？
書類の種類、ファイル名の例、雇用契約の管理要件をご用意ください。初回相談やデモでは、個人情報や社内機密を含まないサンプル書類をご利用ください。
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