背景が明確なうちに支出を記録する
出張中の支出は、時間も場所もさまざまです。帰着後に時間がたつと、証拠を探したり理由を思い出したりする負担が増えます。
支出内容を説明する
何を、いつ、業務のどの必要に対して支払ったか整理します。金額だけでなく背景が重要です。
会社の費用項目に沿って情報をそろえると、出張の必要事項と照合しやすくなります。
照合できる証拠を準備する
費用と証拠資料の関係を明確にし、日付、金額、読みやすさを確認します。
必要資料は費用と方針によります。不足や不鮮明な資料があれば理由を説明します。
実績精算で申請と実際の費用を照合
Business Travelの実績精算では、Forte HRISが仮払金を含む申請結果を使い、実際の費用と会社規定を照合します。実施した出張に基づいて必要額を計算します。
照合の結果、支払いに不足があれば、その差額を従業員に追加で支払えます。実費すべてを新たな支払いとせず、申請、実費、規定を合わせて確認します。
会社に合わせて出張規定を設定
Forte HRISでは会社の方針に合わせて出張規定を設定できます。申請時の出張手当の計算と、実績精算時の確認に同じ規定を使います。
共通の基準により申請と実績精算がつながります。出張情報と適用規定に基づいて計算根拠や差額を確認できます。
すべての支払段階で給与経由または給与外を選択
仮払金、申請に基づく出張手当、実績精算後の不足額は、すべて給与経由または給与とは別に支払えます。会社の設定と手順に従って選択します。
同じ費用を重複して記録しない
例えばホテルの請求書に宿泊費と朝食代が含まれる場合、全額を記録した後で朝食代を別に追加すると重複する可能性があります。日付と明細を確認し、同じ費用を二度計上しないようにします。
精算前に不明な記録を確認します。複数の費用項目や従業員分が一枚の請求書に含まれる場合は、その内訳を説明します。費用記録の操作は Forte HRIS のサポートチームに相談できます。
FAQ
よくある質問
なぜ費用を詳しく記録しますか？
何に支払い、出張業務とどう関係するかを確認するためです。内訳があれば、重複した記録や説明不足の費用も見つけやすくなります。
どの証拠を準備しますか？
費用の種類と会社規定に応じた証憑を用意します。日付、金額、内容が読めることと、費用記録に一致することを確認します。
Forte HRISの出張処理はどのような流れですか？
申請時に会社規定に基づいて仮払金と出張手当を計算できます。実績精算で申請結果を実費と規定に照合し、不足額があれば従業員へ追加で支払います。
すべての支払段階で給与経由を選べますか？
はい。仮払金、出張手当、実績精算後の不足額は、すべて会社設定に従って給与経由または給与外で支払えます。
出張規定は設定できますか？
はい。会社方針に合わせた規定が、申請と実績精算の計算基準になります。
精算時に以前の仮払金を考慮しますか？
はい。仮払金を含む申請結果を使い、実費および会社規定と照合します。
ご相談ください
ニーズから始めましょう
会社のご要望をお聞かせください。ご相談やお手伝いを承ります。