趁背景清楚时记录支出
出差费用发生在不同时间和地点。回来很久后才整理，会使凭证更难找到、支出理由更难回忆。
解释每项支出
说明支付内容、时间以及与任务的关系。审核人需要背景，而不只是金额。
按照公司的费用项目整理信息，便于与出差需求一起核对。
准备可对应的凭证
让凭证与具体费用对应，并检查日期、金额和清晰度。
所需资料取决于费用类型与政策。缺失或不清晰的文件应说明情况，便于讨论后续处理。
实际结算核对申请与实际费用
在Business Travel实际结算阶段，Forte HRIS使用先前申请结果，包括预付款金额，并与实际费用及公司规定核对。计算依据实际完成的出差情况进行。
如果核对后仍有少付金额，可以向员工补付差额。因此，结算结合申请、实际费用和规则，而不是把全部实际费用都当作新付款。
按公司要求设置出差规则
Forte HRIS支持按照公司政策设置出差规定。这些规则用于申请阶段的差旅津贴计算，也用于实际结算的核对。
采用同一依据，让申请与结算相互关联。团队可根据出差信息及适用规则理解计算依据并核查差额。
所有付款阶段均可通过工资或工资外支付
预付款、申请产生的差旅津贴以及实际结算后的差额，全部可以通过工资或在工资之外支付。具体方式依据公司设置和流程选择。
避免同一费用重复记录
例如，酒店账单同时包含房费和早餐费。如果已记录整张账单，再单独添加早餐费前就需要核对。日期和明细凭证有助于避免同一费用计算两次。
准备结算前，先确认不清楚的记录。如一张账单包含多种费用或多位员工的支出，应说明明细。Forte HRIS 支持团队可协助按企业流程使用费用记录。
FAQ
常见问题
为什么要详细记录支出？
便于审核人了解支付了什么、与任务有什么关系，也有助于发现重复记录或缺少说明的费用。
需要准备哪些凭证？
按费用类型和企业规定准备凭证，确认日期、金额和说明清晰可读，并与支出记录一致。
Forte HRIS的出差流程是什么？
从Business Travel Request开始，按公司规则计算预付款和差旅津贴。实际结算时，将申请结果与实际费用及规定核对。如有少付金额，再向员工补付差额。
所有付款阶段都可以通过工资处理吗？
可以。预付款、差旅津贴和实际结算后的差额，都能按公司设置通过工资或工资外方式支付。
出差规则可以设置吗？
可以。规则按照公司政策设置，并作为申请和实际结算的计算依据。
结算会考虑之前的预付款吗？
会。结算使用包含预付款的申请结果，再与实际费用及公司规定核对。
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