员工垫付的费用需要清晰跟进
员工有时会为任务使用个人资金。有条理的报销资料帮助解释申请，减少从分散对话中寻找信息。
说明申请费用
解释支出的必要性及其与任务的关系，帮助审核人理解背景。
金额应与费用记录一致，多种费用分别说明，避免一个疑问影响整份申请。
补充支持凭证
按公司政策准备资料，并确认日期、金额和可读性。
对于需要额外说明的费用，请补充背景。报销决定仍按公司规则作出。
实际结算核对申请与实际费用
在Business Travel实际结算阶段，Forte HRIS使用先前申请结果，包括预付款金额，并与实际费用及公司规定核对。计算依据实际完成的出差情况进行。
如果核对后仍有少付金额，可以向员工补付差额。因此，结算结合申请、实际费用和规则，而不是把全部实际费用都当作新付款。
申请作为预付款与差旅津贴的依据
员工提交Business Travel Request作为出差申请。依据Forte HRIS中设置的公司规则，申请可以产生预付款和差旅津贴。
审核费用时应区分预付款与差旅津贴。申请结果保留为后续结算的依据，使计算考虑先前已经计入的金额。
所有付款阶段均可通过工资或工资外支付
预付款、申请产生的差旅津贴以及实际结算后的差额，全部可以通过工资或在工资之外支付。具体方式依据公司设置和流程选择。
区分申请金额与待付款金额
员工申请的费用不一定等于最终收到的金额。部分费用可能已由预付款或企业直接支付覆盖，因此需要结合认可的费用与先前付款核对。
员工询问报销金额时，可同时说明费用、预付款和差额，比只给出最终数字更容易理解。Forte HRIS 支持团队可协助了解结算结果与设置。
FAQ
常见问题
为什么报销申请需要说明？
让审核人确认费用与任务有关且符合企业规定，也便于解释预计费用与实际支出的差异。
报销前需要检查什么？
核对支出明细、凭证、企业规则和员工已收到的资金。计入预付款后，再确定待补付金额。
Forte HRIS的出差流程是什么？
从Business Travel Request开始，按公司规则计算预付款和差旅津贴。实际结算时，将申请结果与实际费用及规定核对。如有少付金额，再向员工补付差额。
所有付款阶段都可以通过工资处理吗？
可以。预付款、差旅津贴和实际结算后的差额，都能按公司设置通过工资或工资外方式支付。
出差规则可以设置吗？
可以。规则按照公司政策设置，并作为申请和实际结算的计算依据。
结算会考虑之前的预付款吗？
会。结算使用包含预付款的申请结果，再与实际费用及公司规定核对。
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