计划清楚，费用更容易讨论
出差成本需要结合工作目的考虑。预算有助于区分预计需求与需要进一步说明的新增支出。
拆分预计费用
根据出差类型讨论交通、住宿及其他成本。有说明的明细比单一总额更容易审核。
以日程和目的地为依据，确认估算与任务时长及活动相符。
区分预算、预付款与实际费用
预算是预计差旅需求，预付款是已经交给员工的资金，实际费用则是出差期间发生的支出。三者用途不同，金额不一定相同。
举一个简单例子：预算为300万印尼盾，预付款为200万印尼盾，结算时按企业规定认可的费用为250万印尼盾，则待补付差额为50万印尼盾，而不是再次支付250万印尼盾。其他差旅津贴项目仍按企业设置处理。
申请作为预付款与差旅津贴的依据
员工提交Business Travel Request作为出差申请。依据Forte HRIS中设置的公司规则，申请可以产生预付款和差旅津贴。
审核费用时应区分预付款与差旅津贴。申请结果保留为后续结算的依据，使计算考虑先前已经计入的金额。
实际结算核对申请与实际费用
在Business Travel实际结算阶段，Forte HRIS使用先前申请结果，包括预付款金额，并与实际费用及公司规定核对。计算依据实际完成的出差情况进行。
如果核对后仍有少付金额，可以向员工补付差额。因此，结算结合申请、实际费用和规则，而不是把全部实际费用都当作新付款。
所有付款阶段均可通过工资或工资外支付
预付款、申请产生的差旅津贴以及实际结算后的差额，全部可以通过工资或在工资之外支付。具体方式依据公司设置和流程选择。
利用差额原因改进下一次估算
预算差异可能来自日程变化、任务增加或实际价格与预估不同。应按费用类型核查原因，再判断是否存在不必要的支出。
Forte HRIS 的结算记录可为类似出差提供参考。区分可能重复发生的费用和仅限本次的支出，有助于准备更合适的下次预算。支持团队可协助使用数据及差旅设置。
FAQ
常见问题
预算有什么作用？
预算用于在审批前了解预计资金需求。出差结束后，可将预算与实际费用比较，查明差额原因。
预算和预付款一样吗？
不一样。预算是费用估计，预付款是结算前已经支付的资金。实际结算时，需要结合预付款、实际费用和企业规则计算。
Forte HRIS的出差流程是什么？
从Business Travel Request开始，按公司规则计算预付款和差旅津贴。实际结算时，将申请结果与实际费用及规定核对。如有少付金额，再向员工补付差额。
所有付款阶段都可以通过工资处理吗？
可以。预付款、差旅津贴和实际结算后的差额，都能按公司设置通过工资或工资外方式支付。
出差规则可以设置吗？
可以。规则按照公司政策设置，并作为申请和实际结算的计算依据。
结算会考虑之前的预付款吗？
会。结算使用包含预付款的申请结果，再与实际费用及公司规定核对。
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