明确的规则让下一步更清楚
员工需要知道出发前准备什么，以及回来后如何说明费用。清晰的政策可减少员工、主管、人事与财务之间的理解差异。
明确出差范围
分支拜访、客户会面和项目任务可能需要不同安排。请定义出差类型和适用条件。
不要不分情况地对所有出差采用相同处理。依据实际公司流程讨论Forte HRIS设置。
说明费用项目与条件
解释可申请的费用、所需凭证与条件。贴近工作的实例有助于员工准备资料。
提前讨论额度和例外情况。发生在出差期间的支出并不自动都可以报销。
按公司要求设置出差规则
Forte HRIS支持按照公司政策设置出差规定。这些规则用于申请阶段的差旅津贴计算，也用于实际结算的核对。
采用同一依据，让申请与结算相互关联。团队可根据出差信息及适用规则理解计算依据并核查差额。
实际结算核对申请与实际费用
在Business Travel实际结算阶段，Forte HRIS使用先前申请结果，包括预付款金额，并与实际费用及公司规定核对。计算依据实际完成的出差情况进行。
如果核对后仍有少付金额，可以向员工补付差额。因此，结算结合申请、实际费用和规则，而不是把全部实际费用都当作新付款。
所有付款阶段均可通过工资或工资外支付
预付款、申请产生的差旅津贴以及实际结算后的差额，全部可以通过工资或在工资之外支付。具体方式依据公司设置和流程选择。
设置前准备常见出差案例
准备企业经常安排的案例，例如当天往返的拜访和连续数日的任务。说明哪些费用由企业承担，哪些按固定金额处理，哪些需要凭票据核对。
可与 Forte HRIS 支持团队讨论如何在应用中落实这些要求。正式用于日常工作前，先用案例核对申请和结算结果，让人事与财务理解计算依据。
FAQ
常见问题
为什么政策要明确？
让员工知道可以申请哪些费用，并让人事与财务使用相同标准。规则明确，也能减少实际结算时的理解分歧。
费用规则应包括什么？
明确费用类型、计算依据、适用额度与所需凭证，同时说明行程变化或规则以外的费用应如何处理。
Forte HRIS的出差流程是什么？
从Business Travel Request开始，按公司规则计算预付款和差旅津贴。实际结算时，将申请结果与实际费用及规定核对。如有少付金额，再向员工补付差额。
所有付款阶段都可以通过工资处理吗？
可以。预付款、差旅津贴和实际结算后的差额，都能按公司设置通过工资或工资外方式支付。
出差规则可以设置吗？
可以。规则按照公司政策设置，并作为申请和实际结算的计算依据。
结算会考虑之前的预付款吗？
会。结算使用包含预付款的申请结果，再与实际费用及公司规定核对。
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