明確な基準が、次の行動を分かりやすくする
従業員には出発前の準備と帰着後の費用説明が必要です。分かりやすい方針は、上司、人事、経理との認識の違いを減らします。
対象となる出張を整理する
拠点訪問、顧客との面談、プロジェクト業務では必要事項が異なります。出張区分と条件を整理します。
すべての出張を同じ扱いにせず、会社の実際の手順を基にForte HRISの設定を相談します。
費用項目と条件を説明する
申請できる費用、必要な証拠書類、条件を明確にします。身近な事例が準備の助けになります。
上限や例外は事前に確認します。出張中の支出という理由だけで、すべてが精算対象になるわけではありません。
会社に合わせて出張規定を設定
Forte HRISでは会社の方針に合わせて出張規定を設定できます。申請時の出張手当の計算と、実績精算時の確認に同じ規定を使います。
共通の基準により申請と実績精算がつながります。出張情報と適用規定に基づいて計算根拠や差額を確認できます。
実績精算で申請と実際の費用を照合
Business Travelの実績精算では、Forte HRISが仮払金を含む申請結果を使い、実際の費用と会社規定を照合します。実施した出張に基づいて必要額を計算します。
照合の結果、支払いに不足があれば、その差額を従業員に追加で支払えます。実費すべてを新たな支払いとせず、申請、実費、規定を合わせて確認します。
すべての支払段階で給与経由または給与外を選択
仮払金、申請に基づく出張手当、実績精算後の不足額は、すべて給与経由または給与とは別に支払えます。会社の設定と手順に従って選択します。
設定前に実際の出張例を用意
日帰りの訪問や数日間の出張など、会社でよくある例を用意します。会社が負担する費用、定額で扱う費用、領収書などで確認する費用を整理します。
Forte HRIS のサポートチームに、アプリでの運用方法を相談できます。日常業務に使う前に、用意した例で申請と精算の結果を確認すると、人事と経理が計算の根拠を理解しやすくなります。
FAQ
よくある質問
なぜ方針を明確にしますか？
従業員が申請できる費用を理解し、人事と経理が同じ基準で確認するためです。規定が明確なら、精算時の解釈の違いも減らせます。
費用の規則には何を含めますか？
費用の種類、計算の基準、上限、必要な証憑を整理します。予定変更や規定外の費用が発生した場合の対応も明確にします。
Forte HRISの出張処理はどのような流れですか？
申請時に会社規定に基づいて仮払金と出張手当を計算できます。実績精算で申請結果を実費と規定に照合し、不足額があれば従業員へ追加で支払います。
すべての支払段階で給与経由を選べますか？
はい。仮払金、出張手当、実績精算後の不足額は、すべて会社設定に従って給与経由または給与外で支払えます。
出張規定は設定できますか？
はい。会社方針に合わせた規定が、申請と実績精算の計算基準になります。
精算時に以前の仮払金を考慮しますか？
はい。仮払金を含む申請結果を使い、実費および会社規定と照合します。
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