改善の目的
例えば重複入力を減らすなど、何を変えたいかを決めます。勤務時間だけでなく、仕事の成果も確認します。
勤務時間だけでなく、仕事の成果を理解する
忙しさがそのまま仕事の効率を表すとは限りません。残業の増加には、業務量、繰り返し作業、連携の難しさなどが関係する場合があります。納期を守った仕事でも、品質や目標との関係を確認することが大切です。
生産性分析では、データと仕事の背景を合わせて考えます。Forte HRISの人事データを話し合いの材料にすることで、印象や一つの数値だけに頼らず、チームの働き方を振り返れます。
最初に、知りたいことを決める
残業が増えているのか、現場活動が記録されているのか、役割分担を見直す必要があるのか。具体的な問いを決めると、必要なデータを選びやすくなります。
比較する期間や仕事の種類をそろえましょう。勤務日程、責任、サービスの違いを考慮することで、背景の異なる数値だけで判断することを避けられます。
勤怠と残業を背景と合わせて読む
勤怠データは勤務時間の傾向、残業データは所定時間外の仕事を把握する材料になります。特定の時期に繰り返される残業や、日程の見直しが必要な点を確認できます。
長時間働くことが必ずしも良い成果につながるわけではありません。業務量、期限、現場の制約、期待される成果と照らし合わせ、時間を増やすだけでなく業務改善につなげます。
活動記録と仕事の成果を組み合わせる
Employee Activityは従業員が報告した活動の記録に役立ちます。利用可能な活動メモ、写真、位置情報が、現場や社外での仕事を確認する際の背景情報になります。
活動記録は成果や利用可能な評価データと合わせて確認します。記録件数だけを生産性とせず、品質、業務の完了、目的も考慮しましょう。Forte HRISは情報を提供し、評価は会社の方針に沿って行います。
AI Assistantで傾向の確認を支援
AI Assistantは、Forte HRISの利用可能なレポートデータの読み取りや要約、追加確認が必要な点の整理を支援します。対象期間とデータの種類を明確にした質問から始められます。
例えば残業レポートを見る際は、「前の期間より残業時間が増えた部署はどこですか」と質問できます。AI の要約を元のレポートと照合し、業務の追加、特別な期限、工程上の問題がなかったかを上司に確認します。
AIの分析は元データと実際の業務状況に照らして確認します。個人の評価を自動決定するのではなく、上司やチームとの話し合いに活用します。データの充実と問いの明確さが重要です。
気づきを実行できる改善につなげる
分析は次の行動につながってこそ役立ちます。役割分担、研修、日程、繰り返し発生する作業の見直しなどを検討する材料にできます。
試す変更と振り返りの時期を決めます。次の期間と比較する際も、業務量や運用条件の変化を考慮し、結論を急がずデータから学びます。
チームで振り返る習慣をつくる
整理されたデータは、人事、上司、従業員の対話を進めやすくします。関連するレポートから始め、記録の一貫性を保ちながら分析を広げられます。
Forte HRISのサポートチームがレポートやアプリケーションの利用を支援します。初期設定時に必要なデータと分析範囲を相談し、日常業務と長期的な振り返りに役立てます。
次の振り返りに向けて準備すること
業務条件の記録
業務量、メンバー、勤務予定の変更を記録します。改善前後の数値が異なる理由を考える手がかりになります。
振り返りの予定
結果を話し合う時期と参加者を決めます。次の期間のレポートを使い、試した変更が仕事に役立ったかを確認します。
FAQ
生産性分析に関するよくある質問
生産性分析の目的は何ですか？
働き方の傾向を理解し、役割分担、日程、繰り返し作業などの改善点を話し合うためです。会社の目標と業務背景も考慮します。
どのデータを使えますか？
勤怠、残業、Employee Activity、利用可能な評価結果などです。問いと利用中のモジュールに合わせて選びます。
残業が多いほど生産性は高いですか？
必ずしもそうではありません。業務量や期限、工程上の問題を確認し、品質と成果も合わせて考えます。
AI Assistantはどう役立ちますか？
利用可能なレポートデータの要約や傾向の確認を支援します。行動に移す前に人事や上司が内容を確認します。
生産性の指標はどう決めればよいですか？
職種ごとに期待する成果を決め、それを確認できるデータを選びます。例えばサービス担当なら依頼への対応状況と品質、外勤担当なら訪問の成果を検討できます。人事データと AI は話し合いを支援し、評価基準は会社が役割に応じて定めます。
異なるチームをそのまま比較できますか？
役割、目標、日程、業務量の違いを考慮する必要があります。比較可能な期間と条件を使うことが大切です。
何から始めればよいですか？
知りたいことを決め、関連データをそろえ、担当者と確認します。レポートの利用方法はサポートに相談できます。
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