Tujuan Perbaikan
Tentukan perubahan yang ingin dilihat, misalnya mengurangi pengisian data berulang. Jangan hanya menetapkan target mengurangi jam kerja tanpa melihat hasilnya.
Software Analisis Produktivitas
Pahami pola kerja melalui data kehadiran, lembur, aktivitas, dan hasil penilaian yang tersedia di Forte HRIS. Gunakan laporan dan AI Assistant untuk membantu menemukan hal yang perlu ditinjau, lalu bahas perbaikannya bersama tim.
Pahami Hasil Kerja, Bukan Hanya Jam Kerja
Kesibukan belum tentu menunjukkan pekerjaan sudah berjalan efektif. Tim yang sering lembur bisa sedang menghadapi beban tinggi, proses yang berulang, atau pekerjaan yang membutuhkan koordinasi tambahan. Sebaliknya, pekerjaan yang selesai tepat waktu juga perlu dilihat kualitas dan kesesuaiannya dengan target.
Analisis produktivitas membantu perusahaan menghubungkan informasi tersebut dengan konteks pekerjaan. Forte HRIS menyediakan data HR yang dapat digunakan sebagai bahan pembahasan, sehingga HR dan atasan tidak hanya mengandalkan kesan atau satu angka ketika mengevaluasi cara kerja tim.
Mulai dari Pertanyaan yang Ingin Dijawab
Sebelum membaca laporan, tentukan apa yang ingin dipahami. Apakah lembur terus meningkat? Apakah kegiatan lapangan sudah terdokumentasi? Apakah ada tim yang membutuhkan pembagian pekerjaan lebih jelas? Pertanyaan yang spesifik membantu memilih data yang relevan.
Gunakan periode dan kelompok pekerjaan yang sebanding. Perbedaan jadwal, tanggung jawab, dan jenis layanan perlu diperhatikan agar kesimpulan tidak terbentuk hanya dari membandingkan angka yang sebenarnya memiliki konteks berbeda.
Baca Kehadiran dan Lembur dalam Konteksnya
Data kehadiran membantu melihat pola waktu kerja, sementara data lembur memberi gambaran tentang pekerjaan di luar jadwal. Keduanya berguna untuk mengenali perubahan yang perlu dibahas, misalnya lembur berulang pada periode tertentu atau kebutuhan penyesuaian jadwal.
Jam kerja yang panjang tidak otomatis berarti hasil kerja lebih baik. Cocokkan temuan dengan beban pekerjaan, tenggat, kendala operasional, dan hasil yang diharapkan. Dengan begitu, pembahasan dapat mengarah pada perbaikan proses, bukan sekadar menambah waktu kerja.
Lengkapi Pembahasan dengan Aktivitas dan Hasil Kerja
Employee Activity membantu mendokumentasikan kegiatan yang dilaporkan karyawan. Catatan kegiatan, foto pendukung, dan lokasi yang tersedia dapat memberi konteks ketika atasan meninjau pekerjaan di lapangan maupun aktivitas di luar kantor.
Lengkapi informasi aktivitas dengan hasil pekerjaan dan data penilaian yang tersedia. Banyaknya kegiatan yang dicatat bukan ukuran tunggal produktivitas; pertimbangkan kualitas, penyelesaian tugas, dan tujuan pekerjaan. Forte HRIS membantu menyediakan bahan pembahasan, sementara penilaian tetap dilakukan sesuai kebijakan perusahaan.
AI Assistant Membantu Membaca Pola
AI Assistant dapat membantu membaca data yang tersedia dalam laporan Forte HRIS, merangkum informasi, dan menyusun hal-hal yang layak diperiksa lebih lanjut. Tim dapat memulai dari pertanyaan yang jelas dan menyertakan konteks periode maupun jenis data yang sedang dianalisis.
Contohnya, saat membaca laporan lembur, tanyakan: "Bagian mana yang jam lemburnya meningkat dibanding periode sebelumnya?" Setelah AI membantu merangkum hasilnya, cocokkan dengan laporan sumber dan tanyakan kepada atasan apakah ada tambahan pekerjaan, tenggat khusus, atau kendala proses pada periode tersebut.
Hasil analisis AI perlu dicocokkan dengan data sumber dan kondisi pekerjaan sebenarnya. Gunakan temuan sebagai bahan diskusi dengan atasan dan tim, bukan sebagai keputusan otomatis tentang kinerja seseorang. Kelengkapan data dan kejelasan pertanyaan sangat membantu kualitas pembahasan.
Ubah Temuan Menjadi Perbaikan yang Bisa Dijalankan
Analisis menjadi berguna ketika menghasilkan tindak lanjut yang jelas. Temuan bisa menjadi bahan untuk membahas pembagian tugas, kebutuhan pelatihan, pengaturan jadwal, atau tahapan kerja yang terlalu banyak dilakukan berulang.
Sepakati perubahan yang akan dicoba dan kapan hasilnya ditinjau kembali. Bandingkan informasi pada periode berikutnya dengan tetap memperhatikan perubahan beban kerja dan kondisi operasional. Pendekatan ini membantu perusahaan belajar dari data tanpa buru-buru menarik kesimpulan.
Bangun Kebiasaan Evaluasi Bersama Tim
Data yang tertata membuat pembahasan antara HR, atasan, dan karyawan lebih terarah. Perusahaan dapat memulai dari laporan yang paling relevan, memastikan pencatatan konsisten, lalu memperluas analisis sesuai kebutuhan.
Tim support Forte HRIS membantu pengguna memahami laporan dan penggunaan aplikasi. Bahas kebutuhan data serta ruang lingkup analisis saat pengaturan awal agar informasi yang tersedia benar-benar mendukung pekerjaan sehari-hari dan evaluasi jangka panjang.
Siapkan Tiga Hal untuk Evaluasi Berikutnya
Catatan Kondisi Kerja
Simpan konteks perubahan beban, anggota tim, atau jadwal. Informasi ini membantu menjelaskan mengapa angka sebelum dan sesudah perbaikan berbeda.
Waktu Peninjauan
Sepakati kapan hasil akan dibahas dan siapa yang perlu hadir. Gunakan laporan periode berikutnya untuk melihat apakah langkah yang dicoba membantu pekerjaan.
FAQ
Pertanyaan Seputar Analisis Produktivitas
Apa manfaat analisis produktivitas bagi perusahaan?
Analisis membantu memahami pola kerja dan menentukan bagian yang perlu diperbaiki, seperti pembagian tugas, jadwal, atau proses yang berulang. Hasilnya perlu dibahas bersama konteks pekerjaan dan target perusahaan.
Data apa yang dapat digunakan?
Data kehadiran, lembur, Employee Activity, serta hasil penilaian yang tersedia dapat menjadi bahan analisis. Pilih data sesuai pertanyaan yang ingin dijawab dan modul yang digunakan perusahaan.
Apakah karyawan yang sering lembur berarti lebih produktif?
Tidak selalu. Lembur dapat berkaitan dengan beban kerja, tenggat, atau kendala proses. Produktivitas perlu dilihat bersama kualitas dan hasil pekerjaan, bukan dari jumlah jam saja.
Bagaimana AI Assistant membantu?
AI Assistant membantu membaca dan merangkum data laporan yang tersedia serta menemukan pola untuk ditinjau lebih lanjut. HR dan atasan tetap memeriksa hasilnya sebelum mengambil tindakan.
Bagaimana menentukan ukuran produktivitas yang sesuai?
Mulai dari hasil yang diharapkan untuk setiap pekerjaan, lalu pilih data yang membantu menilainya. Tim layanan dapat membahas penyelesaian permintaan dan kualitas layanan, sedangkan tim lapangan dapat meninjau hasil kunjungan. Data HR dan AI membantu pembahasan; kriteria penilaiannya ditetapkan perusahaan sesuai peran masing-masing.
Apakah tim dengan pekerjaan berbeda bisa langsung dibandingkan?
Perlu mempertimbangkan perbedaan peran, target, jadwal, dan beban kerja. Perbandingan lebih berguna jika periode dan konteksnya sebanding.
Bagaimana memulai analisis ini?
Tentukan pertanyaan yang ingin dijawab, siapkan data yang relevan, lalu tinjau bersama atasan atau tim terkait. Tim support membantu membahas penggunaan laporan dalam Forte HRIS.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.