Software Employee Activity
Catat kegiatan di luar kantor langsung melalui Forte HRIS. Karyawan dapat mengirim Employee Activity, melampirkan foto kegiatan, dan menyertakan lokasi melalui geotagging agar pekerjaan yang dilakukan lebih mudah dipahami dan ditelusuri.
Pekerjaan di Luar Kantor Tetap Memiliki Catatan yang Jelas
Banyak pekerjaan dilakukan di luar kantor, mulai dari kunjungan pelanggan, pengecekan lokasi, hingga kegiatan operasional di lapangan. Kehadiran saja belum menggambarkan apa yang dikerjakan. Tim juga membutuhkan catatan kegiatan agar konteks pekerjaan tidak hilang setelah karyawan kembali.
Forte HRIS membantu karyawan menyampaikan kegiatan melalui Employee Activity. Catatan, foto pendukung, dan informasi lokasi dapat menjadi satu rangkaian dokumentasi yang lebih mudah dipahami oleh atasan maupun tim yang melakukan pengecekan.
Kirim Kegiatan Langsung Saat Bekerja di Luar Kantor
Karyawan yang bekerja di luar kantor dapat mengirim Employee Activity melalui aplikasi Forte HRIS. Kegiatan bisa dicatat saat di lapangan, tanpa menunggu kembali ke kantor untuk menyusun laporan.
Pencatatan yang dekat dengan pelaksanaan pekerjaan membantu karyawan menjelaskan kegiatan dengan lebih jelas. Informasi penting lebih mudah diingat daripada ketika laporan baru disusun jauh setelah kegiatan selesai.
Untuk pekerjaan seperti kunjungan pelanggan atau pengecekan lapangan, catatan ini membantu perusahaan memahami kegiatan yang dilakukan tanpa hanya bergantung pada percakapan singkat.
Foto Kegiatan Membantu Memberikan Gambaran Nyata
Employee Activity dapat dilengkapi foto-foto kegiatan sebagai bukti pendukung. Foto membantu menjelaskan kondisi yang ditemui atau pekerjaan yang dilakukan ketika uraian singkat belum cukup memberikan gambaran.
Dokumentasi foto tetap perlu disertai penjelasan yang jelas. Gabungan keduanya memudahkan pembaca memahami hubungan antara kegiatan, kondisi di lapangan, dan hal yang perlu ditindaklanjuti.
Geotagging Memperjelas Lokasi Kegiatan
Selain catatan dan foto, Employee Activity dilengkapi geotagging sehingga lokasi kegiatan dapat terlihat. Informasi tempat menjadi bagian penting ketika pekerjaan berlangsung di beberapa lokasi atau karyawan berpindah dari satu kunjungan ke kunjungan lain.
Lokasi yang tercatat membantu atasan memahami di mana kegiatan dilaporkan. HR maupun tim terkait juga memiliki konteks tambahan saat memeriksa kegiatan di luar kantor.
Geotagging melengkapi kegiatan yang dikirim dengan informasi lokasi. Lihat lokasi tersebut bersama penjelasan dan foto agar pemeriksaan kegiatan tidak hanya bergantung pada satu jenis bukti.
Bukti Kegiatan yang Lebih Mudah Ditinjau
Employee Activity yang sudah dikirim dapat menjadi bukti kegiatan untuk membantu pengecekan pekerjaan. Atasan dapat memahami laporan dengan melihat penjelasan kegiatan beserta foto dan lokasi yang menyertainya.
Dokumentasi ini mendukung peninjauan oleh manusia. Isi laporan dan bukti pendukung tetap perlu dipahami sesuai konteks pekerjaan, terutama ketika ada kendala atau hasil yang perlu dibicarakan lebih lanjut.
Catatan Terpusat untuk Tim yang Sering Bergerak
Ketika laporan kegiatan hanya dikirim lewat berbagai percakapan, foto dan penjelasannya mudah terpisah. Menemukan kembali informasi suatu kunjungan bisa memerlukan waktu karena tim harus mengingat kapan dan di mana informasi dibagikan.
Melalui Employee Activity, kegiatan yang dikirim dicatat dalam aplikasi Forte HRIS. Perusahaan memiliki tempat pencatatan yang lebih terarah untuk mendokumentasikan pekerjaan di luar kantor.
Hal ini berguna bagi tim dengan pekerjaan yang berpindah lokasi. Informasi kegiatan lebih mudah dibahas kembali tanpa meminta karyawan menyusun ulang penjelasan dari awal.
Biasakan Laporan yang Ringkas Tetapi Bermakna
Tuliskan pekerjaan yang dilakukan, hasil atau kondisi yang ditemukan, dan tindak lanjut yang diperlukan. Laporan singkat dengan isi tersebut lebih membantu atasan daripada hanya menulis bahwa kunjungan sudah selesai.
Contohnya: “Kunjungan ke pelanggan untuk memeriksa pemasangan. Perangkat sudah terpasang, tetapi sambungan belum siap. Perlu koordinasi dengan tim teknis.” Foto yang relevan dan geotagging melengkapi penjelasan tersebut. Sesuaikan contoh ini dengan jenis pekerjaan dan aturan pelaporan perusahaan.
FAQ
Pertanyaan Seputar Employee Activity
Apa itu Employee Activity di Forte HRIS?
Employee Activity merupakan pencatatan kegiatan yang dapat dikirim karyawan melalui aplikasi. Catatan dapat dilengkapi foto kegiatan dan geotagging sebagai informasi pendukung.
Siapa yang dapat menggunakan Employee Activity?
Fitur ini membantu karyawan yang menjalankan kegiatan di luar kantor, misalnya kunjungan pelanggan atau pekerjaan lapangan, untuk mendokumentasikan kegiatan mereka.
Apakah laporan dapat dilengkapi foto?
Ya. Karyawan dapat melampirkan foto-foto kegiatan agar laporan memiliki bukti visual dan lebih mudah dipahami saat ditinjau.
Apakah lokasi kegiatan dapat diketahui?
Ya. Employee Activity dilengkapi geotagging sehingga informasi lokasi kegiatan yang dikirim dapat terlihat dan digunakan sebagai konteks pengecekan.
Apakah Employee Activity sama dengan absensi?
Fokusnya berbeda. Absensi mencatat kehadiran, sedangkan Employee Activity membantu menjelaskan kegiatan yang dilakukan, beserta foto dan lokasi pendukungnya.
Bagaimana catatan ini membantu atasan?
Atasan memiliki acuan untuk memahami kegiatan di luar kantor melalui penjelasan, foto, dan lokasi. Jika ada hal yang perlu dibahas, catatan tersebut dapat menjadi dasar tindak lanjut.
Apa yang sebaiknya ditulis dalam laporan kegiatan?
Jelaskan pekerjaan yang dilakukan, kondisi penting yang ditemukan, dan tindak lanjut yang diperlukan. Lampirkan foto yang relevan agar laporan mudah dipahami sekali baca.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.