Software Lembur
Kelola pengajuan, persetujuan, dan perhitungan lembur dalam satu aplikasi. Forte HRIS membantu membandingkan realisasi lembur dengan jam pada Surat Perintah Lembur (SPL), lalu menghitungnya sesuai pengaturan perusahaan.
Catatan Lembur yang Jelas Memudahkan Perhitungan
Lembur perlu dikelola dengan jelas karena berkaitan dengan waktu kerja karyawan, kebutuhan operasional, dan perhitungan penghasilan. Ketika surat perintah, persetujuan, dan catatan waktunya berada di tempat berbeda, HR harus mencocokkan banyak informasi sebelum bisa melakukan perhitungan.
Forte HRIS membantu menyatukan proses tersebut di dalam sistem. Karyawan, atasan, dan HR memiliki acuan yang lebih jelas untuk memahami lembur yang diajukan, disetujui, dan benar-benar dijalankan. Pekerjaan tidak lagi bergantung pada pengumpulan ulang catatan dari berbagai file atau percakapan.
Input Lembur Langsung dari Sistem
Data overtime dapat diinput langsung ke Forte HRIS. Pencatatan di dalam aplikasi membantu perusahaan menata kebutuhan lembur sejak awal, sehingga informasi yang dipakai untuk pemeriksaan dan perhitungan lebih mudah ditelusuri.
Surat Perintah Lembur (SPL) menjadi acuan waktu lembur yang direncanakan. Dengan data yang tercatat dalam sistem, HR dapat membandingkan rencana tersebut dengan realisasi lembur tanpa harus menyusun ulang catatan secara terpisah.
Pengajuan dan Persetujuan Melalui Aplikasi
Pengajuan lembur dapat dilakukan melalui aplikasi, lalu disetujui oleh atasan melalui aplikasi yang sama. Proses ini memudahkan karyawan menyampaikan permohonan dan membantu atasan meninjau kebutuhan lembur tanpa bergantung pada berkas yang berpindah tangan.
Persetujuan tetap menjadi bagian penting dari proses. Pengajuan yang sudah dikirim bukan berarti otomatis disetujui; atasan dapat melakukan pemeriksaan sebelum memberikan persetujuan sesuai ketentuan perusahaan.
Realisasi Lembur Dibandingkan dengan Jam SPL
Waktu yang direncanakan dalam SPL dan waktu lembur yang benar-benar dijalankan dapat berbeda. Karena itu, perhitungan perlu memperhatikan realisasi lembur, bukan hanya melihat jadwal yang diajukan.
Forte HRIS secara otomatis menghitung realisasi lembur dengan membandingkannya terhadap jam pada SPL. Perbandingan ini membantu HR mengolah catatan waktu tanpa menghitung ulang secara manual satu per satu.
Misalnya, SPL mencantumkan pukul 18.00–21.00, tetapi catatan realisasi berakhir pukul 20.30. Kedua catatan perlu dibandingkan. Forte HRIS menggunakan data waktu dan pengaturan perhitungan yang berlaku; HR dapat memeriksanya jika ada perbedaan yang perlu dijelaskan.
Perhitungan Otomatis Sesuai Ketentuan Perusahaan
Forte HRIS mendukung perhitungan lembur berdasarkan indeks ataupun nilai tertentu sesuai ketentuan perusahaan. Pengaturan tersebut membantu proses perhitungan mengikuti acuan yang digunakan oleh perusahaan.
Setelah data dan pengaturannya tersedia, sistem menjalankan perhitungan secara otomatis. HR tidak perlu berulang kali menerapkan perhitungan manual untuk setiap catatan lembur yang diproses.
Ketepatan data waktu dan pengaturan tetap perlu diperhatikan. Dengan acuan yang jelas sejak awal, hasil perhitungan lebih mudah diperiksa dan dijelaskan ketika ada pertanyaan dari karyawan maupun atasan.
Kurangi Pekerjaan Berulang, Perjelas Pengecekan
Menghitung lembur secara manual sering berarti membuka beberapa file, mencocokkan persetujuan, lalu memeriksa ulang durasi dan nilai perhitungan. Semakin banyak catatan yang diproses, semakin besar pula waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan berulang ini.
Forte HRIS membantu mengurangi pekerjaan tersebut melalui pencatatan dan perhitungan dalam satu sistem. HR dapat lebih fokus memeriksa kelengkapan data serta menindaklanjuti perbedaan yang membutuhkan perhatian.
Catatan yang terpusat juga memudahkan penelusuran saat ada pertanyaan mengenai lembur. Tim tidak perlu memulai pencarian dari awal setiap kali membutuhkan dasar pengajuan, persetujuan, atau perhitungan.
Siapkan Alur dan Aturan Sebelum Menghitung Lembur
Tentukan siapa yang mengajukan dan menyetujui lembur, bagaimana jam SPL serta realisasi dicatat, dan indeks atau nilai yang digunakan dalam perhitungan. Pengaturan ini perlu sesuai dengan proses perusahaan.
Coba periksa contoh dengan jam SPL dan realisasi yang sama, lalu contoh yang waktunya berbeda. Cocokkan hasil sistem dengan pengaturan yang disepakati agar HR memahami dasar perhitungan sebelum memproses data lembur karyawan.
FAQ
Pertanyaan Seputar Pengelolaan Lembur
Apakah lembur bisa diinput langsung di Forte HRIS?
Ya. Data lembur dapat diinput langsung dalam sistem sehingga pencatatan dan pengolahannya dapat dilakukan dengan acuan yang terpusat.
Apakah karyawan bisa mengajukan lembur melalui aplikasi?
Ya. Pengajuan dapat dilakukan melalui aplikasi dan atasan dapat memberikan persetujuan melalui aplikasi. Pengiriman pengajuan tetap perlu diikuti proses persetujuan yang berlaku.
Bagaimana Forte HRIS menghitung realisasi lembur?
Sistem secara otomatis menghitung realisasi lembur dengan membandingkannya terhadap jam pada Surat Perintah Lembur (SPL). Data waktu dan pengaturan perusahaan menjadi acuan dalam proses tersebut.
Apakah waktu SPL selalu sama dengan waktu lembur aktual?
Tidak selalu. SPL mencatat waktu yang direncanakan, sedangkan realisasi menggambarkan lembur yang dijalankan. Perbandingan keduanya membantu HR melakukan perhitungan dan pengecekan.
Bisakah perhitungan menggunakan indeks atau nilai tertentu?
Bisa. Forte HRIS mendukung perhitungan otomatis berdasarkan indeks ataupun nilai tertentu sesuai ketentuan perusahaan yang diatur dalam sistem.
Apakah HR masih perlu menghitung lembur secara manual?
Perhitungan dilakukan otomatis oleh sistem sehingga tidak perlu dihitung ulang secara manual untuk setiap catatan. HR tetap perlu memastikan data dan pengaturannya benar serta memeriksa hal yang membutuhkan tindak lanjut.
Apa yang perlu disiapkan sebelum menggunakan fitur lembur?
Siapkan alur pengajuan, pihak yang memberikan persetujuan, pencatatan jam SPL dan realisasi, serta ketentuan indeks atau nilai perhitungan. Informasi ini membantu penyiapan proses sesuai kebutuhan perusahaan.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.