Software Tindak Lanjut Perjalanan
Tuntaskan administrasi perjalanan setelah karyawan kembali. Gunakan catatan Business Travel Forte HRIS untuk memeriksa realisasi biaya, lalu koordinasikan hasil penugasan dan pekerjaan lanjutan bersama tim.
Perjalanan Selesai, Tanggung Jawab Tetap Perlu Dituntaskan
Kembali ke kantor belum tentu berarti seluruh penugasan selesai. Hasil pertemuan, kebutuhan lanjutan, dan penyelesaian biaya perlu dirapikan agar manfaat perjalanan tidak berhenti pada kegiatan yang sudah dilakukan.
Rangkum Hasil Penugasan
Bahas kegiatan yang terlaksana dan hal yang masih perlu diteruskan. Penjelasan hasil membantu atasan memahami hubungan antara rencana perjalanan dan pekerjaan yang sudah dilakukan.
Gunakan informasi yang relevan dengan tujuan penugasan. Hasil kunjungan pelanggan dapat berbeda dengan pekerjaan proyek, sehingga bentuk pembahasan perlu mengikuti kebutuhan tim.
Realisasi Mencocokkan Request dengan Biaya Aktual
Pada Business Travel Realisasi, Forte HRIS menggunakan hasil request sebelumnya, termasuk jumlah uang muka, untuk dicocokkan dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan. Realisasi menjadi tahap untuk menghitung kembali kebutuhan berdasarkan perjalanan yang benar-benar dijalankan.
Jika hasil pencocokan menunjukkan masih ada kekurangan pembayaran, kekurangan tersebut dapat dibayarkan kembali kepada karyawan. Dengan demikian, penyelesaian mengacu pada hasil request, aktual, dan aturan perusahaan, bukan menganggap seluruh biaya aktual sebagai pembayaran baru.
Ketentuan Perjalanan Bisa Diatur Sesuai Perusahaan
Forte HRIS menyediakan pengaturan ketentuan perjalanan dinas sesuai aturan perusahaan. Ketentuan ini menjadi acuan saat menghitung uang perjalanan pada request dan saat memeriksa realisasi.
Dengan acuan yang sama, pengajuan dan realisasi tidak diperlakukan sebagai dua proses yang terpisah. Tim dapat memahami dasar perhitungan dan menelusuri selisih berdasarkan informasi perjalanan serta aturan yang digunakan.
Jadikan Pengalaman sebagai Bahan Perbaikan
Perjalanan sebelumnya dapat membantu menyiapkan penugasan berikutnya dengan lebih baik. Bahas kecukupan waktu, ketepatan perkiraan biaya, dan koordinasi yang perlu disempurnakan.
Gunakan temuan untuk memperbaiki persiapan, bukan hanya mengarsipkan informasi. Tindak lanjut yang jelas membantu perusahaan mendapatkan manfaat lebih panjang dari setiap perjalanan dinas.
Semua Tahap Pembayaran Bisa Melalui Payroll atau di Luar Payroll
Pembayaran uang muka, uang perjalanan dari request, serta kekurangan pembayaran setelah realisasi dapat dilakukan melalui payroll maupun di luar payroll. Pilihan ini mengikuti pengaturan dan proses perusahaan.
Pisahkan Tindak Lanjut Pekerjaan dan Biaya
Setelah kunjungan pelanggan, tindak lanjut pekerjaan bisa berupa menyiapkan penawaran atau menjadwalkan pembahasan teknis. Penyelesaian biaya adalah pekerjaan lain: melengkapi bukti, memeriksa realisasi, dan memastikan pembayaran yang diperlukan.
Sepakati penanggung jawab dan waktu penyelesaian untuk masing-masing kebutuhan. Gunakan data perjalanan di Forte HRIS sebagai acuan administrasi, lalu koordinasikan pekerjaan lanjutan melalui cara kerja tim. Dengan pemisahan ini, biaya yang sudah selesai tidak membuat tugas pelanggan ikut dianggap selesai.
FAQ
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Mengapa masih perlu tindak lanjut setelah pulang?
Karena hasil penugasan, dokumen biaya, atau pekerjaan lanjutan mungkin belum selesai saat karyawan kembali. Tindak lanjut memastikan informasi disampaikan kepada orang yang perlu meneruskannya.
Hasil apa yang perlu dibahas?
Bahas kegiatan yang terlaksana, keputusan yang diambil, pekerjaan yang belum selesai, serta penanggung jawab langkah berikutnya. Untuk biaya, periksa realisasi dan pembayaran yang masih perlu diselesaikan.
Bagaimana alur Business Travel di Forte HRIS?
Alurnya dimulai dari Business Travel Request yang dapat menghasilkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan. Pada Business Travel Realisasi, hasil request dicocokkan dengan aktual dan ketentuan perusahaan. Jika masih ada kekurangan pembayaran, kekurangannya dibayarkan kepada karyawan.
Apakah semua tahap pembayaran bisa melalui payroll?
Ya. Semua tahap pembayaran—uang muka, uang perjalanan dari request, dan kekurangan setelah realisasi—dapat melalui payroll atau di luar payroll sesuai pengaturan perusahaan.
Apakah ketentuan perjalanan bisa disesuaikan?
Ya. Ketentuan perjalanan diatur sesuai aturan perusahaan dan menjadi acuan perhitungan request maupun realisasi.
Apakah realisasi menghitung uang muka sebelumnya?
Ya. Realisasi menggunakan hasil request, termasuk uang muka, lalu mencocokkannya dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan untuk menentukan penyelesaiannya.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.