Tanggung Jawab Lebih Jelas
Hubungan antarbagian membantu tim memahami ruang lingkup pekerjaan dan pihak yang perlu dilibatkan. Koordinasi tidak hanya bergantung pada kebiasaan atau informasi dari mulut ke mulut.
Software Struktur Organisasi
Bangun struktur organisasi yang jelas, hubungkan dengan alur persetujuan, dan kelola perubahan dalam satu aplikasi HRIS yang terintegrasi.
Perjelas Tanggung Jawab dan Jalur Koordinasi
Struktur organisasi menjelaskan bagaimana perusahaan bekerja: bagian apa saja yang ada, siapa yang memimpin, dan bagaimana hubungan antarbagian. Ketika informasi ini jelas, karyawan lebih mudah memahami posisinya, mengetahui kepada siapa harus berkoordinasi, dan mengenali pihak yang bertanggung jawab atas suatu pekerjaan.
Struktur bukan hanya bagan untuk presentasi. Dalam kegiatan sehari-hari, struktur membantu perusahaan membagi tanggung jawab, menyusun jalur pengambilan keputusan, dan menjaga koordinasi saat tim bertambah besar. Tanpa acuan yang sama, pekerjaan dapat berpindah-pindah tanpa penanggung jawab yang jelas, sementara permintaan menunggu karena tidak diketahui siapa yang perlu menyetujui.
Keputusan Lebih Terarah
Perusahaan memiliki dasar untuk menentukan jalur komunikasi dan persetujuan. Karyawan lebih mudah mengetahui kepada siapa permohonan perlu diteruskan.
Perubahan Lebih Mudah Diikuti
Saat ada pembentukan bagian, penggabungan tim, atau perubahan atasan, struktur yang diperbarui membantu semua pihak memahami susunan organisasi yang berlaku.
Lihat Susunan Perusahaan Melalui Bagan Organisasi
Forte HRIS dapat menampilkan dan mengeluarkan bagan struktur organisasi berdasarkan data struktur yang dikelola di dalam aplikasi. Hubungan antarbagian dan tingkat organisasi dapat dilihat secara visual, sehingga lebih mudah dipahami daripada membaca daftar unit kerja yang terpisah-pisah.
Bagan ini membantu HR, tim Organization Development, dan manajemen melihat susunan perusahaan dari acuan data yang sama. Ketika ingin membahas hubungan pelaporan atau meninjau pembagian organisasi, tim tidak perlu menyusun ulang gambar bagan dari awal untuk setiap pembahasan.
Struktur Organisasi Menjadi Dasar Alur Persetujuan
Forte HRIS dapat menggunakan struktur organisasi sebagai dasar alur persetujuan. Sistem membaca hubungan organisasi sesuai pengaturan perusahaan untuk menentukan jalur yang perlu dilalui suatu permohonan.
Karyawan tidak perlu mengandalkan ingatan untuk mengetahui pihak yang harus menyetujui setiap permohonan. Hubungan organisasi menjadi acuan bagi sistem untuk menentukan jalur persetujuan sesuai konfigurasi, sementara perusahaan tetap menetapkan kewenangan dan tahapan yang dibutuhkan.
Sebagai contoh, ketika sebuah tim berpindah ke bagian lain atau hubungan atasannya berubah, informasi struktur perlu ditinjau bersama pengaturan approval. Dengan data yang saling terhubung, HR memiliki dasar yang jelas untuk menyesuaikan alur tanpa memperlakukan setiap proses sebagai data yang berdiri sendiri.
Organisasi Berkembang, Perubahan Strukturnya Tetap Tercatat
Tim Organization Development dapat langsung memperbarui struktur organisasi di Forte HRIS ketika perusahaan melakukan perubahan. Pembentukan unit baru, penyesuaian hubungan antarbagian, atau penonaktifan struktur dapat dikelola dengan memperhatikan kapan perubahan tersebut berlaku.
Tanggal efektif membantu membedakan waktu pencatatan dengan waktu berlakunya perubahan. Informasi penonaktifan dan riwayat perubahan juga dapat ditelusuri, sehingga tim tidak hanya melihat susunan terbaru, tetapi memiliki konteks untuk memahami perubahan organisasi dari waktu ke waktu.
Perbarui Susunan Organisasi
Catat perubahan unit dan hubungan struktur sesuai keputusan perusahaan. Organization Development dapat menjaga data organisasi tetap sesuai dengan kondisi yang disepakati.
Tentukan Tanggal Efektif
Sertakan tanggal mulai berlakunya perubahan agar tim memiliki acuan waktu yang jelas saat meninjau struktur dan proses yang terkait.
Telusuri Perubahan dan Penonaktifan
Informasi struktur yang dinonaktifkan beserta riwayatnya membantu tim memahami kapan dan bagaimana susunan organisasi berubah.
Satu Data Struktur, Terhubung ke Banyak Pekerjaan HR
Struktur organisasi merupakan salah satu data dasar dalam software HRIS. Informasi bagian, hubungan organisasi, dan penempatan karyawan memberi konteks bagi proses di modul lainnya. Jika data tersebut harus diisi ulang di banyak tempat, pekerjaan menjadi lebih panjang dan perbedaan informasi lebih mudah terjadi.
Forte HRIS mengintegrasikan data struktur organisasi dengan proses dan modul terkait di dalam aplikasi. Data yang sudah dikelola dapat digunakan kembali sebagai acuan, sehingga pengguna tidak perlu terus mengetik informasi struktur yang sama. Hubungan antara data karyawan, alur persetujuan, dan pelaporan menjadi lebih mudah dijaga.
Saat perusahaan membentuk bagian baru, misalnya, HR dapat memeriksa penempatan karyawan, hubungan atasan, dan laporan yang menggunakan struktur tersebut. Pemeriksaan ini membantu memastikan perubahan diterapkan sesuai tanggal efektif dan pengaturan tiap proses.
Penempatan Karyawan Lebih Jelas
Penempatan karyawan dapat dikaitkan dengan struktur yang dikelola. HR lebih mudah memahami bagian tempat karyawan berada dan hubungan organisasinya.
Approval Memakai Acuan Bersama
Hubungan struktur dapat digunakan dalam pengaturan persetujuan, sehingga data organisasi mendukung alur kerja dan tidak berhenti sebagai bagan.
Laporan Mengikuti Struktur Organisasi
Informasi struktur membantu pengelompokan dan pembacaan data pada proses pelaporan terkait. Tim menggunakan acuan organisasi yang sama saat meninjau informasi.
FAQ
Pertanyaan tentang Struktur Organisasi di Forte HRIS
Mengapa struktur organisasi penting dalam software HRIS?
HRIS menghubungkan data karyawan dengan proses kerja. Struktur organisasi memberi konteks tentang bagian, hubungan pelaporan, dan jalur koordinasi. Data ini dapat digunakan dalam proses terkait seperti penempatan karyawan, pengaturan approval, dan pelaporan, sehingga tidak hanya menjadi gambar bagan.
Apakah Forte HRIS dapat mengeluarkan bagan struktur organisasi?
Ya. Forte HRIS dapat menampilkan dan mengeluarkan bagan struktur organisasi berdasarkan data yang dikelola di aplikasi. Bagan membantu perusahaan melihat hubungan antarbagian dan susunan organisasi dari sumber data yang sama.
Bagaimana struktur organisasi digunakan untuk flow approval?
Hubungan dalam struktur dapat menjadi dasar penentuan jalur persetujuan. Forte HRIS menggunakan informasi tersebut sesuai pengaturan approval perusahaan. Tahapan, kewenangan, dan kebutuhan khusus tetap perlu ditetapkan agar alurnya sesuai dengan cara kerja perusahaan.
Apakah Organization Development dapat memperbarui struktur secara langsung?
Ya. Tim Organization Development yang diberi kewenangan dapat memperbarui data struktur di Forte HRIS saat terjadi perubahan. Pembaruan perlu mengikuti keputusan perusahaan, termasuk tanggal efektif dan hubungan dengan proses lain yang menggunakan struktur tersebut.
Apakah tanggal efektif dan penonaktifan struktur bisa ditelusuri?
Bisa. Tanggal efektif, perubahan, dan penonaktifan struktur dapat dilacak untuk membantu memahami susunan yang berlaku serta riwayatnya. Tim memiliki konteks waktu saat meninjau perubahan organisasi.
Apakah data struktur harus diinput ulang di setiap modul?
Data struktur organisasi di Forte HRIS terintegrasi dengan modul dan proses terkait sehingga dapat digunakan kembali sebagai acuan. Hal ini mengurangi input berulang. Pengaturan khusus pada masing-masing proses tetap disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Apa yang perlu disiapkan untuk pembahasan atau demo?
Siapkan contoh susunan organisasi, hubungan antarbagian, alur persetujuan yang diinginkan, dan contoh perubahan beserta tanggal efektifnya. Gunakan data contoh untuk diskusi awal, tanpa perlu membagikan informasi rahasia perusahaan.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.