Software Ringkasan Perjalanan
Tinjau perjalanan dinas dan biayanya melalui informasi Business Travel Forte HRIS. Bandingkan periode dengan cakupan yang sama dan telusuri rincian sebelum membahas kebutuhan perjalanan berikutnya.
Lihat Gambaran Perjalanan tanpa Kehilangan Konteks
Ketika banyak karyawan menjalankan penugasan, pemeriksaan satu per satu belum tentu cukup untuk memahami kebutuhan keseluruhan. Ringkasan membantu tim membahas perjalanan dan biaya dengan acuan yang lebih terarah.
Tentukan Tujuan Pemeriksaan
Mulai dari pertanyaan yang ingin dijawab: perjalanan apa yang sedang dibahas, periode mana yang digunakan, dan biaya apa yang perlu diperiksa. Tujuan yang jelas membantu memilih informasi yang relevan.
Gunakan data yang lengkap dan periode yang sesuai saat menyusun pembahasan. Ringkasan yang hanya memuat sebagian informasi dapat memberikan gambaran yang kurang tepat.
Realisasi Mencocokkan Request dengan Biaya Aktual
Pada Business Travel Realisasi, Forte HRIS menggunakan hasil request sebelumnya, termasuk jumlah uang muka, untuk dicocokkan dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan. Realisasi menjadi tahap untuk menghitung kembali kebutuhan berdasarkan perjalanan yang benar-benar dijalankan.
Jika hasil pencocokan menunjukkan masih ada kekurangan pembayaran, kekurangan tersebut dapat dibayarkan kembali kepada karyawan. Dengan demikian, penyelesaian mengacu pada hasil request, aktual, dan aturan perusahaan, bukan menganggap seluruh biaya aktual sebagai pembayaran baru.
Ketentuan Perjalanan Bisa Diatur Sesuai Perusahaan
Forte HRIS menyediakan pengaturan ketentuan perjalanan dinas sesuai aturan perusahaan. Ketentuan ini menjadi acuan saat menghitung uang perjalanan pada request dan saat memeriksa realisasi.
Dengan acuan yang sama, pengajuan dan realisasi tidak diperlakukan sebagai dua proses yang terpisah. Tim dapat memahami dasar perhitungan dan menelusuri selisih berdasarkan informasi perjalanan serta aturan yang digunakan.
Gunakan sebagai Referensi Perencanaan
Informasi perjalanan sebelumnya membantu membahas kebutuhan pada periode berikutnya. Tim dapat meninjau perkiraan biaya dan pola penugasan dengan mempertimbangkan perubahan kebutuhan bisnis.
Bahas informasi yang dibutuhkan bersama tim support agar penggunaan laporan sesuai ruang lingkup aplikasi. Perencanaan tetap mempertimbangkan tujuan pekerjaan, bukan sekadar menyalin angka dari periode lalu.
Semua Tahap Pembayaran Bisa Melalui Payroll atau di Luar Payroll
Pembayaran uang muka, uang perjalanan dari request, serta kekurangan pembayaran setelah realisasi dapat dilakukan melalui payroll maupun di luar payroll. Pilihan ini mengikuti pengaturan dan proses perusahaan.
Bandingkan Perjalanan dengan Cakupan yang Sama
Dua bulan dengan total biaya berbeda belum tentu menunjukkan pemborosan. Periksa apakah jumlah karyawan yang berangkat, lama penugasan, atau tujuan perjalanan ikut berubah. Bedakan pula uang muka yang belum direalisasikan dari biaya yang sudah selesai diperiksa.
Saat membahas laporan dengan manajemen, sertakan rincian yang menjelaskan perubahan terbesar. Contohnya, kenaikan biaya penginapan mungkin mengikuti tambahan hari di lokasi proyek. Catatan perjalanan membantu pembahasan berangkat dari penyebab, bukan hanya total pengeluaran.
FAQ
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa manfaat ringkasan perjalanan?
Ringkasan membantu HR dan keuangan melihat perjalanan serta biaya secara keseluruhan, lalu memilih bagian yang perlu diperiksa lebih detail. Informasi tersebut juga dapat menjadi bahan perencanaan berikutnya.
Apakah biaya cukup dibandingkan dari totalnya?
Belum cukup. Perhatikan jumlah perjalanan, durasi, tujuan, dan biaya yang disertakan. Total dapat naik karena penugasan bertambah, bukan karena biaya setiap perjalanan menjadi lebih tinggi.
Bagaimana alur Business Travel di Forte HRIS?
Alurnya dimulai dari Business Travel Request yang dapat menghasilkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan. Pada Business Travel Realisasi, hasil request dicocokkan dengan aktual dan ketentuan perusahaan. Jika masih ada kekurangan pembayaran, kekurangannya dibayarkan kepada karyawan.
Apakah semua tahap pembayaran bisa melalui payroll?
Ya. Semua tahap pembayaran—uang muka, uang perjalanan dari request, dan kekurangan setelah realisasi—dapat melalui payroll atau di luar payroll sesuai pengaturan perusahaan.
Apakah ketentuan perjalanan bisa disesuaikan?
Ya. Ketentuan perjalanan diatur sesuai aturan perusahaan dan menjadi acuan perhitungan request maupun realisasi.
Apakah realisasi menghitung uang muka sebelumnya?
Ya. Realisasi menggunakan hasil request, termasuk uang muka, lalu mencocokkannya dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan untuk menentukan penyelesaiannya.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.