Software Uang Muka Perjalanan
Siapkan uang muka perjalanan dari pengajuan di Forte HRIS. Catat dana awal sesuai kebutuhan dan ketentuan perusahaan, lalu perhitungkan kembali saat realisasi.
Dana Awal yang Jelas, Pertanggungjawaban Lebih Mudah
Sebagian penugasan membutuhkan dana sebelum karyawan berangkat. Tanpa acuan yang jelas, perusahaan dapat kesulitan membedakan kebutuhan dana awal, biaya yang sudah dikeluarkan, dan jumlah yang masih perlu diselesaikan.
Request Menjadi Dasar Uang Muka dan Uang Perjalanan
Karyawan mengajukan Business Travel Request sebagai dasar perjalanan dinas. Dari request tersebut, karyawan bisa mendapatkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan yang sudah diatur dalam Forte HRIS.
Uang muka dan uang perjalanan perlu dibedakan dengan jelas dalam pembahasan biaya. Hasil request menjadi acuan untuk proses berikutnya, sehingga saat realisasi tim tidak perlu memulai perhitungan tanpa melihat dana yang sudah diperhitungkan sebelumnya.
Pisahkan Pencatatan dari Proses Pembayaran
Administrasi uang muka membantu menjelaskan dana yang dibutuhkan dan tujuan penggunaannya. Pelaksanaan pembayaran tetap perlu mengikuti prosedur serta kewenangan perusahaan.
Penggunaan Forte HRIS untuk administrasi perjalanan tidak berarti dana otomatis berpindah. Konfirmasikan pelaksanaan pembayaran melalui proses keuangan yang berlaku sebelum karyawan menganggap dana sudah tersedia.
Realisasi Mencocokkan Request dengan Biaya Aktual
Pada Business Travel Realisasi, Forte HRIS menggunakan hasil request sebelumnya, termasuk jumlah uang muka, untuk dicocokkan dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan. Realisasi menjadi tahap untuk menghitung kembali kebutuhan berdasarkan perjalanan yang benar-benar dijalankan.
Jika hasil pencocokan menunjukkan masih ada kekurangan pembayaran, kekurangan tersebut dapat dibayarkan kembali kepada karyawan. Dengan demikian, penyelesaian mengacu pada hasil request, aktual, dan aturan perusahaan, bukan menganggap seluruh biaya aktual sebagai pembayaran baru.
Ketentuan Perjalanan Bisa Diatur Sesuai Perusahaan
Forte HRIS menyediakan pengaturan ketentuan perjalanan dinas sesuai aturan perusahaan. Ketentuan ini menjadi acuan saat menghitung uang perjalanan pada request dan saat memeriksa realisasi.
Dengan acuan yang sama, pengajuan dan realisasi tidak diperlakukan sebagai dua proses yang terpisah. Tim dapat memahami dasar perhitungan dan menelusuri selisih berdasarkan informasi perjalanan serta aturan yang digunakan.
Semua Tahap Pembayaran Bisa Melalui Payroll atau di Luar Payroll
Pembayaran uang muka, uang perjalanan dari request, serta kekurangan pembayaran setelah realisasi dapat dilakukan melalui payroll maupun di luar payroll. Pilihan ini mengikuti pengaturan dan proses perusahaan.
Periksa Biaya yang Sudah Ditanggung Perusahaan
Jika tiket dibeli langsung oleh perusahaan, biaya tiket tersebut tidak perlu diminta lagi sebagai uang muka karyawan. Pisahkan dana yang dibutuhkan selama perjalanan dari pengeluaran yang sudah ditangani perusahaan.
Saat realisasi, periksa kembali dana yang telah diterima dan biaya yang diakui. Bila ada sisa dana, tindak lanjutnya mengikuti prosedur perusahaan. Tim support Forte HRIS dapat membantu memahami pencatatan dan pengaturan yang digunakan.
FAQ
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Mengapa uang muka perlu dipertanggungjawabkan?
Agar dana yang sudah diberikan dapat dicocokkan dengan penggunaan sebenarnya. Pencatatan ini membantu menentukan apakah masih ada biaya yang perlu dibayarkan atau dana yang perlu diselesaikan sesuai aturan perusahaan.
Apa dasar menentukan kebutuhan uang muka?
Gunakan tujuan perjalanan, durasi, perkiraan pengeluaran, dan ketentuan perusahaan. Pisahkan biaya yang sudah dibayar langsung oleh perusahaan agar tidak ikut diminta sebagai uang muka.
Bagaimana alur Business Travel di Forte HRIS?
Alurnya dimulai dari Business Travel Request yang dapat menghasilkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan. Pada Business Travel Realisasi, hasil request dicocokkan dengan aktual dan ketentuan perusahaan. Jika masih ada kekurangan pembayaran, kekurangannya dibayarkan kepada karyawan.
Apakah semua tahap pembayaran bisa melalui payroll?
Ya. Semua tahap pembayaran—uang muka, uang perjalanan dari request, dan kekurangan setelah realisasi—dapat melalui payroll atau di luar payroll sesuai pengaturan perusahaan.
Apakah ketentuan perjalanan bisa disesuaikan?
Ya. Ketentuan perjalanan diatur sesuai aturan perusahaan dan menjadi acuan perhitungan request maupun realisasi.
Apakah realisasi menghitung uang muka sebelumnya?
Ya. Realisasi menggunakan hasil request, termasuk uang muka, lalu mencocokkannya dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan untuk menentukan penyelesaiannya.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.