初始资金清楚，后续结算更容易
某些任务需要出发前提供资金。记录不清会使申请资金、实际支出与未结清金额容易混淆。
申请作为预付款与差旅津贴的依据
员工提交Business Travel Request作为出差申请。依据Forte HRIS中设置的公司规则，申请可以产生预付款和差旅津贴。
审核费用时应区分预付款与差旅津贴。申请结果保留为后续结算的依据，使计算考虑先前已经计入的金额。
区分记录与付款
预付款管理说明所需金额及用途。实际付款仍遵循公司程序与权限。
在Forte HRIS记录出差并不意味着自动转账。员工使用资金前，应通过财务流程确认。
实际结算核对申请与实际费用
在Business Travel实际结算阶段，Forte HRIS使用先前申请结果，包括预付款金额，并与实际费用及公司规定核对。计算依据实际完成的出差情况进行。
如果核对后仍有少付金额，可以向员工补付差额。因此，结算结合申请、实际费用和规则，而不是把全部实际费用都当作新付款。
按公司要求设置出差规则
Forte HRIS支持按照公司政策设置出差规定。这些规则用于申请阶段的差旅津贴计算，也用于实际结算的核对。
采用同一依据，让申请与结算相互关联。团队可根据出差信息及适用规则理解计算依据并核查差额。
所有付款阶段均可通过工资或工资外支付
预付款、申请产生的差旅津贴以及实际结算后的差额，全部可以通过工资或在工资之外支付。具体方式依据公司设置和流程选择。
核对企业已承担的费用
如果机票由企业直接购买，员工就无需将机票费用再次申请为预付款。应区分出差途中需要使用的资金与企业已经处理的费用。
结算时，核对已收到的资金和认可的费用。剩余资金按企业流程处理。Forte HRIS 支持团队可协助了解记录方式和相关设置。
FAQ
常见问题
为什么预付款需要说明用途？
用于将已支付资金与实际用途核对，确认是否还有需要补付的费用，或需要按企业规定处理的剩余资金。
资金需求依据是什么？
根据出差目的、时长、预计支出和企业规定确定。企业已经直接支付的费用，不应再次计入员工的预付款需求。
Forte HRIS的出差流程是什么？
从Business Travel Request开始，按公司规则计算预付款和差旅津贴。实际结算时，将申请结果与实际费用及规定核对。如有少付金额，再向员工补付差额。
所有付款阶段都可以通过工资处理吗？
可以。预付款、差旅津贴和实际结算后的差额，都能按公司设置通过工资或工资外方式支付。
出差规则可以设置吗？
可以。规则按照公司政策设置，并作为申请和实际结算的计算依据。
结算会考虑之前的预付款吗？
会。结算使用包含预付款的申请结果，再与实际费用及公司规定核对。
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