事前資金が明確なら、精算もしやすい
出発前に資金が必要な業務もあります。記録が曖昧だと、必要資金、実費、未精算額を混同しやすくなります。
申請を基に仮払金と出張手当を計算
従業員はBusiness Travel Requestで出張を申請します。Forte HRISに設定された会社規定に従い、申請から仮払金と出張手当を受け取ることができます。
費用を確認する際は仮払金と出張手当を区別します。申請結果を実績精算の基準とし、すでに考慮された金額を踏まえて計算します。
記録と支払いを分ける
仮払金管理は必要額と用途を説明するものです。支払いは社内手順と権限に従います。
Forte HRISへの記録だけで送金されるわけではありません。利用可能と判断する前に経理の手順で確認します。
実績精算で申請と実際の費用を照合
Business Travelの実績精算では、Forte HRISが仮払金を含む申請結果を使い、実際の費用と会社規定を照合します。実施した出張に基づいて必要額を計算します。
照合の結果、支払いに不足があれば、その差額を従業員に追加で支払えます。実費すべてを新たな支払いとせず、申請、実費、規定を合わせて確認します。
会社に合わせて出張規定を設定
Forte HRISでは会社の方針に合わせて出張規定を設定できます。申請時の出張手当の計算と、実績精算時の確認に同じ規定を使います。
共通の基準により申請と実績精算がつながります。出張情報と適用規定に基づいて計算根拠や差額を確認できます。
すべての支払段階で給与経由または給与外を選択
仮払金、申請に基づく出張手当、実績精算後の不足額は、すべて給与経由または給与とは別に支払えます。会社の設定と手順に従って選択します。
会社が支払済みの費用を確認
会社が航空券を直接購入した場合、その代金を従業員の仮払金に再び含める必要はありません。出張中に必要な資金と、会社がすでに手配した費用を分けます。
精算時には受け取った資金と認められた費用を確認します。残金の処理は会社の手順に従います。記録や設定の使い方については、Forte HRIS のサポートチームに相談できます。
FAQ
よくある質問
なぜ仮払金の説明が必要ですか？
支払済みの資金と実際の使途を照合するためです。追加で支払う費用や、会社規定に従って精算する残額を確認できます。
必要額の基準は何ですか？
出張目的、期間、見込み費用、会社規定を基にします。会社が直接支払済みの費用は、従業員の仮払金に重複して含めないようにします。
Forte HRISの出張処理はどのような流れですか？
申請時に会社規定に基づいて仮払金と出張手当を計算できます。実績精算で申請結果を実費と規定に照合し、不足額があれば従業員へ追加で支払います。
すべての支払段階で給与経由を選べますか？
はい。仮払金、出張手当、実績精算後の不足額は、すべて会社設定に従って給与経由または給与外で支払えます。
出張規定は設定できますか？
はい。会社方針に合わせた規定が、申請と実績精算の計算基準になります。
精算時に以前の仮払金を考慮しますか？
はい。仮払金を含む申請結果を使い、実費および会社規定と照合します。
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