日程が明確なら、準備も進めやすい
出張は訪問先の活動と、社内に残る仕事の両方に関係します。会話に情報が分散すると、複数部門の間で認識がずれやすくなります。
時期と行き先を確認する
出発日、期間、行き先、主な活動を話し合います。所要時間と費用の前提になります。
訪問相手の予定も確認し、未確定な日程による変更を減らします。
不在中の仕事を調整する
出張者の通常業務について、分担や連絡方法を確認します。
Forte HRISは出張管理を支援しますが、現場の調整はチームで行います。不在中の連絡先を明確にします。
申請を基に仮払金と出張手当を計算
従業員はBusiness Travel Requestで出張を申請します。Forte HRISに設定された会社規定に従い、申請から仮払金と出張手当を受け取ることができます。
費用を確認する際は仮払金と出張手当を区別します。申請結果を実績精算の基準とし、すでに考慮された金額を踏まえて計算します。
実績精算で申請と実際の費用を照合
Business Travelの実績精算では、Forte HRISが仮払金を含む申請結果を使い、実際の費用と会社規定を照合します。実施した出張に基づいて必要額を計算します。
照合の結果、支払いに不足があれば、その差額を従業員に追加で支払えます。実費すべてを新たな支払いとせず、申請、実費、規定を合わせて確認します。
すべての支払段階で給与経由または給与外を選択
仮払金、申請に基づく出張手当、実績精算後の不足額は、すべて給与経由または給与とは別に支払えます。会社の設定と手順に従って選択します。
日程が変わったら準備内容も見直す
2日間の出張が3日間に延びた場合は、宿泊、交通、不在中に同僚が担当する業務を見直します。関係者に共有し、費用や業務の準備が古い計画のままにならないようにします。
Forte HRIS で申請や精算を確認する際は、更新した出張情報を使います。計画と実績に違いがある場合は理由を説明し、人事と経理が変更内容を確認できるようにします。
FAQ
よくある質問
なぜ計画を整理しますか？
出張の日程、費用、不在中の業務を事前に調整するためです。必要事項を確認しておくと、情報不足による直前の変更を減らせます。
出発前に何を調整しますか？
訪問先の予定、不在中の業務分担、連絡先を確認します。計画が変わった場合は、費用を準備する担当者にも共有します。
Forte HRISの出張処理はどのような流れですか？
申請時に会社規定に基づいて仮払金と出張手当を計算できます。実績精算で申請結果を実費と規定に照合し、不足額があれば従業員へ追加で支払います。
すべての支払段階で給与経由を選べますか？
はい。仮払金、出張手当、実績精算後の不足額は、すべて会社設定に従って給与経由または給与外で支払えます。
出張規定は設定できますか？
はい。会社方針に合わせた規定が、申請と実績精算の計算基準になります。
精算時に以前の仮払金を考慮しますか？
はい。仮払金を含む申請結果を使い、実費および会社規定と照合します。
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