明確な残業記録で人事業務を円滑に
残業管理は、従業員の勤務時間、業務上の必要性、支給額の計算に関わります。指示書、承認、時間記録が別々に保管されていると、人事担当者は計算前に多くの情報を照合する必要があります。
Forte HRISはこれらの処理を一つのシステムにまとめます。従業員、上司、人事が、申請・承認された残業と実際の残業を確認するための共通の記録を持てるため、ファイルや会話から情報を集め直す手間を減らせます。
システムに残業を直接入力
残業情報はForte HRISに直接入力できます。最初からアプリに記録することで、確認や計算に使う情報を整理し、後からたどりやすくします。
残業指示書（SPL）は予定時間の基準になります。人事は別の記録を作り直すことなく、予定と実績を比較できます。
アプリで申請と承認
従業員はアプリから残業を申請し、上司もアプリで承認できます。紙の書類を回覧することに頼らず、残業の必要性を確認できます。
申請の送信は自動承認を意味しません。上司が会社のルールに沿って内容を確認したうえで承認する手順は重要です。
残業実績とSPLの時間を比較
SPLに記載した予定時間と、実際に働いた残業時間は異なる場合があります。そのため、申請した予定だけでなく実績を考慮する必要があります。
Forte HRISはSPLの時間と比較して残業実績を自動計算します。人事が各記録を手作業で計算し直す負担を減らします。
例えば、SPL が18時から21時まででも、実績が20時30分までであれば、両方の記録を比較する必要があります。Forte HRIS は時間データと計算設定を使用し、人事は差異がある場合にその内容を確認できます。
会社のルールに沿った自動計算
Forte HRISは会社の規定に応じた係数や所定の値による残業計算に対応しています。設定した基準に沿って計算を進められます。
必要なデータと設定がそろえば、システムが自動で計算します。各残業記録に同じ手計算を繰り返す必要がなくなります。
時間データと設定の正確さは引き続き重要です。基準が明確であれば、結果の確認や従業員・上司への説明もしやすくなります。
繰り返し作業を減らし確認をしやすく
手作業での残業計算では、複数のファイルを開き、承認を照合し、時間と計算額を再確認することがあります。記録が増えるほど負担も大きくなります。
Forte HRISは記録と計算を一つのシステムにまとめ、この作業を軽減します。人事はデータの不足や確認が必要な違いへの対応に集中できます。
記録が集約されているため、残業に関する問い合わせのたびに申請や承認の情報を探し直す手間も減らせます。
計算前に申請手順と計算ルールを整理
残業の申請者と承認者、予定・実績時間の記録方法、計算に使う係数や値を決めます。会社の運用に合うよう設定を整理します。
予定と実績が一致する例と、異なる例をそれぞれ確認します。結果を合意した設定と照合し、人事が計算の仕組みを理解してから従業員の残業データを処理します。
FAQ
残業管理に関するよくある質問
残業を直接入力できますか？
はい。Forte HRISに直接入力でき、記録と処理の情報を集約できます。
アプリで申請できますか？
はい。従業員がアプリで申請し、上司もアプリで承認できます。送信後は所定の承認手順が必要です。
残業実績はどのように計算しますか？
SPLの時間と実績を比較して自動計算します。時間データと会社の設定が基準になります。
SPLの時間と実績は必ず同じですか？
必ずしも同じではありません。SPLは予定時間、実績は実際に行った残業を示します。比較することで計算と確認を支援します。
係数や所定の値を使えますか？
はい。会社の規定に応じて設定した係数や値による自動計算に対応します。
人事の手計算は必要ですか？
システムが自動計算するため、各記録の繰り返しの手計算を減らせます。人事はデータ、設定、対応が必要な内容を確認します。
事前に何を準備しますか？
申請手順、承認者、SPLと実績の時間記録、計算に使う係数や値を準備してください。
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