明確な勤務カレンダーで日々の運営を円滑に
勤務時間を決めるだけでは、予定の管理は完了しません。どの日にシフトを使い、いつ勤務し、いつ休むかを整理する必要があります。明確でなければ、人事は予定の照合や問い合わせへの対応に時間を取られます。
Forte HRISはシフトと休日を一つの勤務カレンダーにまとめます。従業員ごとに適用できるため、業務の必要性や変更に合わせた調整がしやすくなります。
シフトを勤務カレンダーに配置
シフトは勤務時間の設定を示し、カレンダーはどの日にそのシフトを使うかを示します。両者を組み合わせることで、時間だけでなく適用日も明確になります。
Forte HRISでは既存のシフトをカレンダーに配置できます。チームごとに異なる働き方があっても、全員が同じ日に働くと決めつけず、会社の必要に合わせて整理できます。
例えば、オフィス部門は月曜から金曜まで勤務し、現場部門は別の勤務パターンを使う場合があります。それぞれのパターンに合わせてシフトと休日を配置し、対象の従業員に適用できます。
勤務日と休日を一緒に管理
休日も勤務計画の一部です。別のメモで管理するのではなく、カレンダーに組み込むことで、勤務日と休みを同時に確認できます。
Forte HRISは会社の必要に応じて休日を設定し、勤務カレンダーに組み込めます。適用前にシフトと休日の組み合わせを確認でき、予定について話し合う際の基準が明確になります。
従業員ごとにカレンダーを適用
作成したカレンダーは各従業員に適用できます。会社全体の計画にとどまらず、実際に働く人と勤務予定を結び付けます。
異なる勤務予定が必要な従業員には、それに合った設定を使えます。人事や上司は、別のチームの予定から推測せず、本人に適用されたカレンダーを確認できます。
勤務予定の変更に対応
業務上の必要により、担当や働き方が変わり、以前のカレンダーを調整する場合があります。
Forte HRISでは対象の従業員のカレンダー設定を変更できます。変更後は合意した予定との一致を確認し、従業員と上司にも勤務の基準が伝わるようにします。
複数の記録を照合する手間を軽減
シフト、休日、従業員への適用情報が別々にあると、簡単な質問にも複数の資料を開く必要があります。従業員が増えるほど負担は大きくなります。
Forte HRISの勤務カレンダーはこれらをまとめ、確認の基準を明確にします。ファイルや会話から毎回情報を組み立て直す手間を減らせます。
カレンダーと適用する従業員を確認
適用前に、勤務日・シフト・休日の並びを確認します。そのうえで、利用する従業員が合意した配属や勤務パターンと合っているか確かめます。
従業員の予定が変わった場合は、本人に適用されたカレンダーを確認し、必要に応じて調整します。上司と従業員にも変更を伝え、Forte HRIS の情報を実際の勤務予定とそろえます。
FAQ
勤務カレンダーのよくある質問
勤務カレンダーはなぜ必要ですか？
シフト、勤務日、休日を一つにまとめ、予定と従業員への適用を明確にするためです。
シフトとの違いは何ですか？
シフトは勤務時間の設定、カレンダーはシフトの適用日と休日の配置を示します。
休日は会社に合わせて設定できますか？
はい。会社の必要に応じて休日を設定し、シフトと組み合わせられます。
従業員ごとに適用できますか？
はい。各従業員の業務に合ったカレンダーを適用できます。
勤務予定が変わったらどうしますか？
人事が対象従業員の設定を変更し、合意した予定と一致するか確認できます。
全員同じカレンダーを使いますか？
必ずしも同じではありません。従業員ごとの異なる予定に合わせて設定できます。
何を準備すればよいですか？
シフト、勤務日、休日、および各設定を使用する従業員を整理します。
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