オフィスの外でも業務の記録を明確に
顧客訪問、現場確認、外勤業務では、出勤の記録だけでは何を行ったか分かりません。帰社後も業務の背景を確認できるよう、活動の記録が必要です。
Forte HRISのEmployee Activityは説明、写真、位置情報をまとめ、上司や確認担当者が活動内容を理解しやすくします。
社外での活動をアプリから送信
外出中の従業員はForte HRISアプリからEmployee Activityを送信できます。帰社してから別の報告書をまとめるのを待つ必要はありません。
実施した時点に近いタイミングで記録すると、重要な内容を思い出しやすくなります。顧客訪問や現場確認の内容を、短い会話だけに頼らず伝えられます。
写真で活動の様子を伝える
活動写真を証拠資料として添付できます。短い説明だけでは伝わりにくい現場の状況や実施した仕事を、視覚的に補えます。
活動に関係する写真に説明を添えることで、読む人は作業内容と現場の状況、対応が必要な点を結び付けて理解できます。
ジオタグで活動場所を明確に
Employee Activityにはジオタグ機能があり、報告された活動の位置情報を確認できます。複数の現場を回る業務では、どこで行った活動なのかが重要です。
ここでいうジオタグは、送信された活動に付く位置情報です。上司や人事は説明、写真、場所を合わせて確認し、業務の背景を理解できます。
活動の証拠を確認しやすく
送信された記録は活動の証拠資料として利用できます。上司は説明と写真、位置情報を合わせて内容を確認できます。
何をどこで行ったかについての繰り返しの質問を減らし、不明点は記録をもとに話し合えます。資料は人による確認を支援するもので、業務の状況に沿って理解することが大切です。
移動の多いチームの記録を集約
複数の会話に報告が分散すると、写真と説明が離れてしまい、訪問の情報を探すのに時間がかかります。
Forte HRIS内で活動を記録することで、社外業務の記録先を整理できます。移動の多いチームも、従業員に最初から説明を作り直してもらわずに振り返りやすくなります。
短くても役立つ報告を習慣に
実施した仕事、結果や現場の状況、必要な対応を書きます。短くても、この内容があれば、訪問完了という連絡だけより上司が状況を把握しやすくなります。
例えば「顧客を訪問して設置状況を確認。機器の設置は完了しているが、接続は未準備。技術チームとの調整が必要」と記載します。関連する写真と位置情報も説明を補えます。業務内容と会社の報告ルールに合わせて記録してください。
FAQ
Employee Activityのよくある質問
Employee Activityとは何ですか？
従業員がアプリから送信する活動記録です。写真とジオタグを補足情報として付けられます。
どのような従業員に役立ちますか？
顧客訪問や現場業務など、社外で仕事をする従業員の活動記録に役立ちます。
写真を添付できますか？
はい。活動写真を添付して、報告内容を視覚的に伝えられます。
活動場所は分かりますか？
はい。送信した活動のジオタグによる位置情報を確認できます。
出勤記録と同じですか？
目的が異なります。出勤記録は出勤状況を、Employee Activityは実施した仕事と写真、位置情報を記録します。
上司にどのように役立ちますか？
説明、写真、場所をもとに社外業務を理解でき、追加の確認や対応の話し合いにも利用できます。
何を書くとよいですか？
実施した仕事、重要な状況、必要な対応を記載し、関連する写真を添えると分かりやすくなります。
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