立替費用にも明確な確認と対応が必要
従業員が業務のために立て替える場合があります。整理された申請は、複数の会話から情報を探す手間を減らします。
申請する費用を説明する
業務との関係と支出の必要性を説明します。具体的な内容が確認の助けになります。
金額と費用記録を照合し、複数の項目は個別に説明します。
証拠資料をそろえる
社内方針に従い、読める状態の資料と正しい日付、金額を確認します。
追加説明が必要な費用には背景を添えます。払い戻しの判断は社内条件に従います。
実績精算で申請と実際の費用を照合
Business Travelの実績精算では、Forte HRISが仮払金を含む申請結果を使い、実際の費用と会社規定を照合します。実施した出張に基づいて必要額を計算します。
照合の結果、支払いに不足があれば、その差額を従業員に追加で支払えます。実費すべてを新たな支払いとせず、申請、実費、規定を合わせて確認します。
申請を基に仮払金と出張手当を計算
従業員はBusiness Travel Requestで出張を申請します。Forte HRISに設定された会社規定に従い、申請から仮払金と出張手当を受け取ることができます。
費用を確認する際は仮払金と出張手当を区別します。申請結果を実績精算の基準とし、すでに考慮された金額を踏まえて計算します。
すべての支払段階で給与経由または給与外を選択
仮払金、申請に基づく出張手当、実績精算後の不足額は、すべて給与経由または給与とは別に支払えます。会社の設定と手順に従って選択します。
申請額と追加支払額を区別する
申請した費用と従業員が受け取る金額は、同じとは限りません。仮払金や会社の直接払いで、一部をすでに賄っている場合があります。認められた費用と支払済みの金額を合わせて確認します。
精算額について質問があれば、費用、仮払金、差額を並べて説明します。最終金額だけを伝えるより理解しやすくなります。精算結果や設定は Forte HRIS のサポートに相談できます。
FAQ
よくある質問
なぜ払い戻しの説明が必要ですか？
費用が出張業務に関係し、会社規定に合っているかを確認するためです。見積もりと実際の支出の違いも説明しやすくなります。
精算前に何を確認しますか？
費用の内訳、証憑、会社規定、従業員が受け取った資金を確認します。仮払金を考慮したうえで、追加で支払う金額を計算します。
Forte HRISの出張処理はどのような流れですか？
申請時に会社規定に基づいて仮払金と出張手当を計算できます。実績精算で申請結果を実費と規定に照合し、不足額があれば従業員へ追加で支払います。
すべての支払段階で給与経由を選べますか？
はい。仮払金、出張手当、実績精算後の不足額は、すべて会社設定に従って給与経由または給与外で支払えます。
出張規定は設定できますか？
はい。会社方針に合わせた規定が、申請と実績精算の計算基準になります。
精算時に以前の仮払金を考慮しますか？
はい。仮払金を含む申請結果を使い、実費および会社規定と照合します。
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