Software Rencana Perjalanan
Rapikan tanggal, tujuan, dan kebutuhan penugasan sebelum perjalanan dimulai. Forte HRIS membantu administrasi rencana perjalanan agar koordinasi pekerjaan dan biaya lebih mudah dilakukan.
Jadwal yang Jelas Membuat Persiapan Lebih Tenang
Perjalanan dinas perlu disesuaikan dengan kegiatan di tempat tujuan dan pekerjaan yang ditinggalkan. Rencana yang hanya tersimpan dalam percakapan mudah menimbulkan perbedaan informasi ketika beberapa bagian ikut menyiapkan perjalanan.
Susun Waktu dan Tujuan Perjalanan
Bahas tanggal berangkat, lama penugasan, tujuan, dan kegiatan utama yang akan dilakukan. Informasi ini membantu memahami kebutuhan waktu dan biaya sebelum persiapan dilanjutkan.
Perhatikan juga jadwal pihak yang akan ditemui. Rencana yang sesuai kebutuhan kegiatan membantu mengurangi perjalanan yang harus diubah karena waktu atau tujuan belum dikonfirmasi.
Koordinasikan Pekerjaan Selama Penugasan
Karyawan yang bepergian mungkin tetap memiliki pekerjaan rutin yang perlu ditangani. Gunakan rencana perjalanan sebagai bahan koordinasi pembagian tugas dan komunikasi dengan rekan kerja.
Forte HRIS membantu menata informasi administrasi perjalanan, sementara koordinasi operasional tetap perlu dilakukan bersama tim. Jelaskan siapa yang dapat dihubungi ketika ada kebutuhan pekerjaan selama karyawan berada di luar kantor.
Request Menjadi Dasar Uang Muka dan Uang Perjalanan
Karyawan mengajukan Business Travel Request sebagai dasar perjalanan dinas. Dari request tersebut, karyawan bisa mendapatkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan yang sudah diatur dalam Forte HRIS.
Uang muka dan uang perjalanan perlu dibedakan dengan jelas dalam pembahasan biaya. Hasil request menjadi acuan untuk proses berikutnya, sehingga saat realisasi tim tidak perlu memulai perhitungan tanpa melihat dana yang sudah diperhitungkan sebelumnya.
Realisasi Mencocokkan Request dengan Biaya Aktual
Pada Business Travel Realisasi, Forte HRIS menggunakan hasil request sebelumnya, termasuk jumlah uang muka, untuk dicocokkan dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan. Realisasi menjadi tahap untuk menghitung kembali kebutuhan berdasarkan perjalanan yang benar-benar dijalankan.
Jika hasil pencocokan menunjukkan masih ada kekurangan pembayaran, kekurangan tersebut dapat dibayarkan kembali kepada karyawan. Dengan demikian, penyelesaian mengacu pada hasil request, aktual, dan aturan perusahaan, bukan menganggap seluruh biaya aktual sebagai pembayaran baru.
Semua Tahap Pembayaran Bisa Melalui Payroll atau di Luar Payroll
Pembayaran uang muka, uang perjalanan dari request, serta kekurangan pembayaran setelah realisasi dapat dilakukan melalui payroll maupun di luar payroll. Pilihan ini mengikuti pengaturan dan proses perusahaan.
Perubahan Jadwal Perlu Diikuti Perubahan Persiapan
Jika penugasan dua hari berubah menjadi tiga hari, periksa kembali kebutuhan penginapan, transportasi, dan pekerjaan yang harus ditangani rekan di kantor. Beri tahu pihak terkait agar biaya dan pengaturan kerja tidak masih mengikuti rencana lama.
Gunakan informasi perjalanan yang sudah diperbarui ketika menyiapkan pengajuan dan memeriksa realisasi di Forte HRIS. Jika ada perbedaan antara rencana dan pelaksanaan, jelaskan penyebabnya agar HR dan keuangan dapat menelusuri perubahan tersebut.
FAQ
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Mengapa rencana perjalanan perlu tertata?
Supaya jadwal penugasan, kebutuhan biaya, dan pekerjaan yang ditinggalkan bisa dipersiapkan bersama. Rencana yang jelas mengurangi perubahan mendadak karena informasi belum dikonfirmasi.
Apa yang perlu dikoordinasikan sebelum berangkat?
Pastikan jadwal di tempat tujuan, pembagian pekerjaan selama karyawan pergi, dan orang yang dapat dihubungi. Sampaikan juga perubahan rencana kepada pihak yang menyiapkan biaya.
Bagaimana alur Business Travel di Forte HRIS?
Alurnya dimulai dari Business Travel Request yang dapat menghasilkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan. Pada Business Travel Realisasi, hasil request dicocokkan dengan aktual dan ketentuan perusahaan. Jika masih ada kekurangan pembayaran, kekurangannya dibayarkan kepada karyawan.
Apakah semua tahap pembayaran bisa melalui payroll?
Ya. Semua tahap pembayaran—uang muka, uang perjalanan dari request, dan kekurangan setelah realisasi—dapat melalui payroll atau di luar payroll sesuai pengaturan perusahaan.
Apakah ketentuan perjalanan bisa disesuaikan?
Ya. Ketentuan perjalanan diatur sesuai aturan perusahaan dan menjadi acuan perhitungan request maupun realisasi.
Apakah realisasi menghitung uang muka sebelumnya?
Ya. Realisasi menggunakan hasil request, termasuk uang muka, lalu mencocokkannya dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan untuk menentukan penyelesaiannya.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.