Software Kontrak & Dokumen
Simpan data karyawan, dokumen pendukung, dan kontrak kerja dalam satu sistem. Temukan arsip lebih mudah dan kurangi penggunaan hardcopy.
Dokumen yang Tertata Membantu HR Bekerja dengan Lebih Pasti
Kontrak kerja dan dokumen pendukung membantu HR memeriksa informasi karyawan, seperti tanggal mulai bekerja dan ketentuan yang tercantum dalam kontrak. Berkas yang mudah ditemukan membuat pertanyaan administrasi lebih cepat ditangani.
Ketika dokumen tersebar di lemari arsip, komputer pribadi, email, atau percakapan, waktu HR banyak terpakai untuk mencari. Tim juga perlu memastikan dokumen itu milik siapa dan salinan mana yang perlu dijadikan acuan. Forte HRIS membantu menyatukan data karyawan, dokumen karyawan, dan kontrak kerja dalam satu sistem agar administrasi lebih tertata.
Data Karyawan dan Dokumennya Tersedia di Tempat yang Sama
Forte HRIS dapat menyimpan data karyawan beserta dokumen pendukungnya di dalam sistem. Dokumen dapat diunggah dan dikelola bersama informasi karyawan yang bersangkutan, sehingga HR tidak perlu mencari berkas di tempat yang terpisah hanya untuk melengkapi satu pembahasan.
Saat memeriksa tanggal mulai bekerja, misalnya, HR bisa mencocokkan catatan di aplikasi dengan kontrak yang tersimpan. Data dan dokumennya tersedia untuk diperiksa bersama, tanpa perlu meminta kiriman file dari orang lain.
Kontrak Kerja Menjadi Bagian dari Administrasi Karyawan
Kontrak kerja memuat informasi penting mengenai hubungan kerja yang perlu dirujuk oleh HR. Jika salinannya tersimpan secara terpisah, tim harus mengumpulkan kembali dokumen saat ingin memeriksa informasi yang tercantum di dalamnya.
Dengan Forte HRIS, kontrak kerja karyawan dapat tersedia di dalam sistem bersama data dan dokumen karyawan. Tim memiliki tempat yang jelas untuk menyimpan serta menemukan berkas kontrak, sehingga pengecekan tidak selalu bergantung pada siapa yang memegang map atau menyimpan file di komputernya.
Kurangi Dokumen Tercecer dan Pencarian yang Berulang
Dokumen yang tersentralisasi membantu mengurangi risiko berkas tersebar tanpa penataan yang jelas. HR tidak perlu memulai pencarian dari banyak tempat setiap kali ada pertanyaan tentang seorang karyawan.
Penyimpanan dalam satu sistem juga membantu kesinambungan pekerjaan saat ada pergantian atau pembagian tugas di tim HR. Informasi yang dibutuhkan tidak hanya bergantung pada ingatan satu orang mengenai lokasi file atau susunan lemari arsip.
Lebih Sedikit Hardcopy, Lebih Mudah Menyiapkan Dokumen
Salinan digital yang tersedia di Forte HRIS membantu perusahaan mengurangi pencetakan dan penggandaan berkas untuk kebutuhan administrasi sehari-hari. HR dapat merujuk dokumen di dalam sistem tanpa selalu mengambil atau menyalin map fisik.
Pengurangan hardcopy juga membantu mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan dan pekerjaan merapikan tumpukan kertas. Dokumen asli yang masih diperlukan tetap dapat disimpan sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan; pengelolaan digital melengkapi penataan arsip tersebut.
Arsip Digital yang Baik Dimulai dari Kebiasaan yang Rapi
Memindahkan berkas ke sistem akan lebih bermanfaat jika disertai penataan yang konsisten. Perusahaan dapat menyepakati jenis dokumen yang perlu disimpan, penamaan file yang mudah dikenali, dan siapa yang bertanggung jawab melengkapi dokumen karyawan.
Saat ada dokumen baru atau perubahan informasi, tim dapat meninjau kembali kelengkapan arsip yang terkait. Dengan cara ini, sistem tidak hanya menjadi tempat menampung file, tetapi menjadi sumber informasi yang benar-benar membantu pekerjaan HR.
Siapkan Dokumen Saat Kontrak Berubah
Saat kontrak diperpanjang atau diperbarui, unggah dokumen yang berkaitan dan gunakan nama file yang membedakan periode atau tanggalnya. HR lebih mudah mengenali berkas yang sedang berlaku dan arsip yang diperlukan untuk pengecekan sebelumnya.
Sepakati siapa yang memeriksa kelengkapan dokumen dan bagaimana arsip lama disimpan. Penamaan dan prosedur yang konsisten membantu menjaga kerapian tanpa mengandalkan ingatan orang yang mengunggah berkas.
FAQ
Pertanyaan tentang Kontrak dan Dokumen Karyawan
Mengapa dokumen karyawan perlu dikelola bersama data karyawan?
Data menjelaskan informasi karyawan, sedangkan dokumen menjadi bahan pendukung untuk pengecekan. Jika keduanya tersedia dalam satu sistem, HR lebih mudah memahami informasi dan menemukan berkas yang sesuai tanpa mencari di banyak tempat.
Apakah dokumen dan kontrak kerja bisa tersedia di Forte HRIS?
Bisa. Data karyawan, dokumen pendukung, dan kontrak kerja karyawan dapat dikelola di dalam Forte HRIS. Dokumen dapat diunggah dan disimpan bersama informasi karyawan agar lebih terpusat.
Bagaimana sistem ini membantu mengurangi dokumen tercecer?
Perusahaan memiliki satu tempat untuk mengelola dokumen karyawan. Dengan mengunggah berkas pada data karyawan yang sesuai dan menjaga penamaannya tetap jelas, tim mengurangi ketergantungan pada file yang tersebar di komputer, email, atau percakapan.
Apakah penggunaan hardcopy bisa dikurangi?
Ya. Salinan digital yang tersedia di sistem mengurangi kebutuhan mencetak atau menggandakan berkas untuk pekerjaan sehari-hari. Dokumen asli yang masih diperlukan tetap disimpan sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
Apakah semua dokumen fisik boleh langsung dibuang?
Penggunaan Forte HRIS tidak berarti semua dokumen asli harus dibuang. Perusahaan tetap menentukan dokumen mana yang perlu disimpan secara fisik. Sistem membantu menata salinan digital agar kegiatan administrasi tidak selalu bergantung pada pengambilan arsip fisik.
Bagaimana jika ada pergantian anggota tim HR?
Arsip yang tersentralisasi membantu menjaga kesinambungan pekerjaan. Tim dapat melanjutkan pengelolaan dokumen dari sistem, tanpa hanya bergantung pada pengetahuan orang tertentu tentang lokasi penyimpanan berkas.
Apa yang perlu disiapkan sebelum mulai mengelola dokumen?
Siapkan daftar jenis dokumen, contoh cara penamaan file, dan kebutuhan pengelolaan kontrak karyawan. Untuk diskusi awal atau demo, gunakan dokumen contoh tanpa informasi pribadi atau data rahasia perusahaan.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.