Software Kebijakan Perjalanan
Atur ketentuan perjalanan dinas di Forte HRIS sesuai kebijakan perusahaan. Gunakan aturan yang sama untuk menghitung uang perjalanan saat pengajuan dan memeriksa biaya saat realisasi.
Acuan yang Jelas Membantu Karyawan Mengambil Langkah yang Tepat
Karyawan perlu tahu apa yang harus disiapkan sebelum berangkat dan bagaimana biaya dipertanggungjawabkan setelah pulang. Kebijakan yang jelas mengurangi perbedaan pemahaman antara karyawan, atasan, HR, dan keuangan.
Jelaskan Ruang Lingkup Perjalanan
Perjalanan ke cabang, kunjungan pelanggan, dan penugasan proyek dapat memiliki kebutuhan yang berbeda. Tentukan jenis perjalanan dan kondisi yang menjadi acuan agar administrasi tidak disamakan tanpa melihat kebutuhan sebenarnya.
Pembahasan jenis perjalanan membantu perusahaan mengelompokkan kebutuhan secara lebih terarah. Dalam Forte HRIS, pengaturan perjalanan dibahas berdasarkan proses yang digunakan perusahaan.
Bedakan Kebutuhan dan Batas Biaya
Jelaskan komponen biaya yang dapat diajukan, dokumen yang diperlukan, serta ketentuan yang perlu dipenuhi. Karyawan akan lebih mudah menyiapkan pengajuan apabila aturan disampaikan dengan contoh yang dekat dengan pekerjaannya.
Batas biaya dan kebutuhan khusus perlu dibicarakan sebelum digunakan sebagai acuan pemeriksaan. Hindari asumsi bahwa semua jenis pengeluaran dapat diganti hanya karena terjadi selama perjalanan dinas.
Ketentuan Perjalanan Bisa Diatur Sesuai Perusahaan
Forte HRIS menyediakan pengaturan ketentuan perjalanan dinas sesuai aturan perusahaan. Ketentuan ini menjadi acuan saat menghitung uang perjalanan pada request dan saat memeriksa realisasi.
Dengan acuan yang sama, pengajuan dan realisasi tidak diperlakukan sebagai dua proses yang terpisah. Tim dapat memahami dasar perhitungan dan menelusuri selisih berdasarkan informasi perjalanan serta aturan yang digunakan.
Realisasi Mencocokkan Request dengan Biaya Aktual
Pada Business Travel Realisasi, Forte HRIS menggunakan hasil request sebelumnya, termasuk jumlah uang muka, untuk dicocokkan dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan. Realisasi menjadi tahap untuk menghitung kembali kebutuhan berdasarkan perjalanan yang benar-benar dijalankan.
Jika hasil pencocokan menunjukkan masih ada kekurangan pembayaran, kekurangan tersebut dapat dibayarkan kembali kepada karyawan. Dengan demikian, penyelesaian mengacu pada hasil request, aktual, dan aturan perusahaan, bukan menganggap seluruh biaya aktual sebagai pembayaran baru.
Semua Tahap Pembayaran Bisa Melalui Payroll atau di Luar Payroll
Pembayaran uang muka, uang perjalanan dari request, serta kekurangan pembayaran setelah realisasi dapat dilakukan melalui payroll maupun di luar payroll. Pilihan ini mengikuti pengaturan dan proses perusahaan.
Siapkan Contoh Sebelum Menetapkan Pengaturan
Bawa contoh perjalanan yang sering dilakukan perusahaan, misalnya kunjungan satu hari dan penugasan beberapa hari. Jelaskan biaya apa saja yang ditanggung, mana yang menggunakan nilai tetap, dan mana yang diperiksa berdasarkan bukti pengeluaran.
Tim support Forte HRIS dapat membantu membahas penerapannya dalam aplikasi. Gunakan contoh tersebut untuk memeriksa hasil request dan realisasi sebelum pengaturan dipakai dalam pekerjaan sehari-hari. Dengan begitu, HR dan keuangan memahami dasar angka yang dihasilkan.
FAQ
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Mengapa kebijakan perjalanan perlu jelas?
Agar karyawan tahu biaya yang boleh diajukan dan HR serta keuangan memakai acuan yang sama. Aturan yang jelas juga mengurangi perbedaan penafsiran saat memeriksa realisasi.
Apa yang perlu dibahas dalam aturan biaya?
Bahas jenis biaya, dasar perhitungan, batas yang berlaku, dan bukti yang diperlukan. Jelaskan pula bagaimana menangani perubahan rencana atau biaya di luar ketentuan.
Bagaimana alur Business Travel di Forte HRIS?
Alurnya dimulai dari Business Travel Request yang dapat menghasilkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan. Pada Business Travel Realisasi, hasil request dicocokkan dengan aktual dan ketentuan perusahaan. Jika masih ada kekurangan pembayaran, kekurangannya dibayarkan kepada karyawan.
Apakah semua tahap pembayaran bisa melalui payroll?
Ya. Semua tahap pembayaran—uang muka, uang perjalanan dari request, dan kekurangan setelah realisasi—dapat melalui payroll atau di luar payroll sesuai pengaturan perusahaan.
Apakah ketentuan perjalanan bisa disesuaikan?
Ya. Ketentuan perjalanan diatur sesuai aturan perusahaan dan menjadi acuan perhitungan request maupun realisasi.
Apakah realisasi menghitung uang muka sebelumnya?
Ya. Realisasi menggunakan hasil request, termasuk uang muka, lalu mencocokkannya dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan untuk menentukan penyelesaiannya.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.