Software Pengajuan Perjalanan Dinas
Ajukan perjalanan dinas untuk menghitung uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan. Semua tahap pembayaran dapat melalui payroll atau di luar payroll.
Perjalanan yang Terarah Dimulai Sebelum Berangkat
Perjalanan dinas membawa tanggung jawab pekerjaan sekaligus biaya bagi perusahaan. Jika tujuan, peserta, atau jadwal belum jelas, tim yang menyiapkan penugasan harus berkali-kali meminta informasi tambahan. Pengajuan yang rapi membantu kebutuhan perjalanan dipahami sejak awal.
Jelaskan Tujuan Penugasan
Tuliskan alasan perjalanan dan hasil yang ingin dicapai, seperti kunjungan pelanggan, koordinasi cabang, atau pekerjaan di lokasi proyek. Tujuan yang jelas membantu atasan memahami hubungan perjalanan dengan kebutuhan pekerjaan.
Forte HRIS membantu menata informasi perjalanan sebagai bagian dari administrasi dinas. Gunakan penjelasan yang konkret agar pihak yang meninjau tidak perlu menebak kebutuhan dari nama tujuan saja.
Siapkan Informasi Sebelum Diajukan
Pastikan karyawan yang berangkat, tanggal, lokasi tujuan, dan perkiraan kebutuhan sudah dibahas. Informasi awal yang lengkap membantu HR serta keuangan menyiapkan langkah berikutnya tanpa banyak komunikasi berulang.
Bedakan kebutuhan yang sudah pasti dan yang masih perlu dikonfirmasi. Cara ini membantu tim membahas pengajuan dengan lebih terbuka, terutama bila jadwal pelanggan atau kegiatan di lokasi belum final.
Ketentuan Perjalanan Bisa Diatur Sesuai Perusahaan
Forte HRIS menyediakan pengaturan ketentuan perjalanan dinas sesuai aturan perusahaan. Ketentuan ini menjadi acuan saat menghitung uang perjalanan pada request dan saat memeriksa realisasi.
Dengan acuan yang sama, pengajuan dan realisasi tidak diperlakukan sebagai dua proses yang terpisah. Tim dapat memahami dasar perhitungan dan menelusuri selisih berdasarkan informasi perjalanan serta aturan yang digunakan.
Request Menjadi Dasar Uang Muka dan Uang Perjalanan
Karyawan mengajukan Business Travel Request sebagai dasar perjalanan dinas. Dari request tersebut, karyawan bisa mendapatkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan yang sudah diatur dalam Forte HRIS.
Uang muka dan uang perjalanan perlu dibedakan dengan jelas dalam pembahasan biaya. Hasil request menjadi acuan untuk proses berikutnya, sehingga saat realisasi tim tidak perlu memulai perhitungan tanpa melihat dana yang sudah diperhitungkan sebelumnya.
Semua Tahap Pembayaran Bisa Melalui Payroll atau di Luar Payroll
Pembayaran uang muka, uang perjalanan dari request, serta kekurangan pembayaran setelah realisasi dapat dilakukan melalui payroll maupun di luar payroll. Pilihan ini mengikuti pengaturan dan proses perusahaan.
Jika perjalanan berlangsung sebelum tanggal gajian, perusahaan dapat memilih pembayaran uang muka di luar payroll agar dana tersedia sebelum keberangkatan. Pembayaran setelah realisasi tetap dapat memakai jalur yang sesuai kebutuhan perusahaan. Periksa dana yang sudah dibayarkan agar tidak dihitung sebagai pembayaran baru.
Pendampingan untuk Penggunaan Jangka Panjang
Tim support Forte HRIS membantu membahas penggunaan aplikasi dan kebutuhan pengaturan perjalanan perusahaan. Bawa contoh alur kerja serta kebutuhan administrasi agar pembahasan berangkat dari pekerjaan yang benar-benar dijalankan.
Forte HRIS dikembangkan secara berkelanjutan dengan perhatian pada kualitas aplikasi. Pendampingan membantu pengguna memahami proses yang digunakan dan menindaklanjuti kendala, sehingga administrasi perjalanan dapat dijalankan dengan lebih nyaman.
FAQ
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Mengapa pengajuan perlu disiapkan sebelum berangkat?
Agar atasan memahami tujuan penugasan dan perusahaan dapat menyiapkan biaya sebelum karyawan berangkat. Pengajuan juga menjadi acuan saat biaya aktual diperiksa setelah perjalanan selesai.
Informasi apa yang sebaiknya dilengkapi?
Lengkapi nama karyawan, tujuan pekerjaan, lokasi, tanggal, dan perkiraan kebutuhan biaya. Jika ada jadwal yang belum pasti, jelaskan bagian yang masih menunggu konfirmasi.
Bagaimana alur Business Travel di Forte HRIS?
Alurnya dimulai dari Business Travel Request yang dapat menghasilkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan. Pada Business Travel Realisasi, hasil request dicocokkan dengan aktual dan ketentuan perusahaan. Jika masih ada kekurangan pembayaran, kekurangannya dibayarkan kepada karyawan.
Apakah semua tahap pembayaran bisa melalui payroll?
Ya. Semua tahap pembayaran—uang muka, uang perjalanan dari request, dan kekurangan setelah realisasi—dapat melalui payroll atau di luar payroll sesuai pengaturan perusahaan.
Apakah ketentuan perjalanan bisa disesuaikan?
Ya. Ketentuan perjalanan diatur sesuai aturan perusahaan dan menjadi acuan perhitungan request maupun realisasi.
Apakah realisasi menghitung uang muka sebelumnya?
Ya. Realisasi menggunakan hasil request, termasuk uang muka, lalu mencocokkannya dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan untuk menentukan penyelesaiannya.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.