Software Anggaran Perjalanan
Siapkan perkiraan biaya perjalanan sebelum penugasan dimulai. Gunakan administrasi Business Travel Forte HRIS untuk membantu pembahasan kebutuhan biaya dan pencocokan dengan realisasi.
Biaya Lebih Mudah Dibahas Ketika Rencananya Jelas
Perjalanan dinas memerlukan biaya yang perlu dipertimbangkan bersama tujuan pekerjaan. Anggaran membantu perusahaan membedakan kebutuhan yang sudah diperkirakan dari pengeluaran tambahan yang perlu diklarifikasi.
Uraikan Perkiraan Berdasarkan Kebutuhan
Bahas kebutuhan transportasi, penginapan, dan biaya pendukung sesuai jenis perjalanan. Perkiraan yang diuraikan lebih mudah diperiksa daripada satu jumlah besar tanpa penjelasan.
Gunakan jadwal dan tujuan sebagai dasar pembahasan. Dengan konteks tersebut, tim dapat menilai apakah perkiraan sejalan dengan lama penugasan dan kegiatan yang akan dijalankan.
Pisahkan Anggaran, Uang Muka, dan Biaya Aktual
Anggaran menunjukkan perkiraan kebutuhan perjalanan. Uang muka adalah dana yang sudah diberikan kepada karyawan, sedangkan biaya aktual menunjukkan pengeluaran selama perjalanan. Ketiga angka ini memiliki fungsi berbeda dan tidak harus sama.
Misalnya, perkiraan perjalanan Rp3 juta dan uang muka Rp2 juta. Jika hasil realisasi yang diakui sesuai ketentuan perusahaan Rp2,5 juta, selisih yang perlu diselesaikan adalah Rp500 ribu, bukan membayar kembali seluruh Rp2,5 juta. Ini contoh sederhana; komponen uang perjalanan lain tetap mengikuti pengaturan perusahaan.
Request Menjadi Dasar Uang Muka dan Uang Perjalanan
Karyawan mengajukan Business Travel Request sebagai dasar perjalanan dinas. Dari request tersebut, karyawan bisa mendapatkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan yang sudah diatur dalam Forte HRIS.
Uang muka dan uang perjalanan perlu dibedakan dengan jelas dalam pembahasan biaya. Hasil request menjadi acuan untuk proses berikutnya, sehingga saat realisasi tim tidak perlu memulai perhitungan tanpa melihat dana yang sudah diperhitungkan sebelumnya.
Realisasi Mencocokkan Request dengan Biaya Aktual
Pada Business Travel Realisasi, Forte HRIS menggunakan hasil request sebelumnya, termasuk jumlah uang muka, untuk dicocokkan dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan. Realisasi menjadi tahap untuk menghitung kembali kebutuhan berdasarkan perjalanan yang benar-benar dijalankan.
Jika hasil pencocokan menunjukkan masih ada kekurangan pembayaran, kekurangan tersebut dapat dibayarkan kembali kepada karyawan. Dengan demikian, penyelesaian mengacu pada hasil request, aktual, dan aturan perusahaan, bukan menganggap seluruh biaya aktual sebagai pembayaran baru.
Semua Tahap Pembayaran Bisa Melalui Payroll atau di Luar Payroll
Pembayaran uang muka, uang perjalanan dari request, serta kekurangan pembayaran setelah realisasi dapat dilakukan melalui payroll maupun di luar payroll. Pilihan ini mengikuti pengaturan dan proses perusahaan.
Gunakan Selisih untuk Memperbaiki Perkiraan Berikutnya
Selisih anggaran dapat disebabkan oleh perubahan jadwal, tambahan kegiatan, atau biaya yang berbeda dari perkiraan awal. Periksa penyebabnya per jenis pengeluaran sebelum menyimpulkan bahwa perjalanan melampaui kebutuhan.
Catatan realisasi di Forte HRIS dapat menjadi bahan saat membahas perjalanan serupa berikutnya. Bedakan biaya yang kemungkinan berulang dengan pengeluaran khusus satu perjalanan agar perkiraan berikutnya lebih sesuai. Tim support dapat membantu penggunaan data dan pengaturan perjalanan.
FAQ
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa fungsi anggaran perjalanan?
Anggaran memberi gambaran kebutuhan dana sebelum perjalanan disetujui. Setelah perjalanan selesai, bandingkan perkiraan dengan realisasi untuk mengetahui penyebab selisih biaya.
Apakah anggaran sama dengan uang muka?
Berbeda. Anggaran adalah perkiraan kebutuhan biaya, sedangkan uang muka adalah dana yang dibayarkan sebelum penyelesaian perjalanan. Saat realisasi, uang muka ikut diperhitungkan bersama biaya aktual dan ketentuan perusahaan.
Bagaimana alur Business Travel di Forte HRIS?
Alurnya dimulai dari Business Travel Request yang dapat menghasilkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan. Pada Business Travel Realisasi, hasil request dicocokkan dengan aktual dan ketentuan perusahaan. Jika masih ada kekurangan pembayaran, kekurangannya dibayarkan kepada karyawan.
Apakah semua tahap pembayaran bisa melalui payroll?
Ya. Semua tahap pembayaran—uang muka, uang perjalanan dari request, dan kekurangan setelah realisasi—dapat melalui payroll atau di luar payroll sesuai pengaturan perusahaan.
Apakah ketentuan perjalanan bisa disesuaikan?
Ya. Ketentuan perjalanan diatur sesuai aturan perusahaan dan menjadi acuan perhitungan request maupun realisasi.
Apakah realisasi menghitung uang muka sebelumnya?
Ya. Realisasi menggunakan hasil request, termasuk uang muka, lalu mencocokkannya dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan untuk menentukan penyelesaiannya.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.