Software Catatan Biaya Perjalanan
Catat biaya perjalanan di Forte HRIS agar realisasi mudah diperiksa. Lengkapi rincian pengeluaran dan bukti sesuai ketentuan perusahaan, lalu cocokkan dengan uang muka.
Pengeluaran Lebih Mudah Diperiksa Saat Konteksnya Masih Jelas
Pengeluaran selama perjalanan sering terjadi pada waktu dan tempat yang berbeda. Jika baru dikumpulkan jauh setelah karyawan pulang, bukti dapat sulit ditemukan dan alasan pengeluaran lebih sulit diingat.
Jelaskan Setiap Pengeluaran
Catatan yang berguna menjelaskan apa yang dibayar, kapan pengeluaran terjadi, dan kaitannya dengan penugasan. Rincian tersebut membantu pihak pemeriksa memahami kebutuhan tanpa hanya melihat nominal.
Kelompokkan pembahasan sesuai komponen biaya yang digunakan perusahaan. Informasi yang konsisten membuat catatan lebih mudah ditinjau bersama kebutuhan perjalanan.
Siapkan Bukti yang Mudah Dicocokkan
Bukti pengeluaran perlu dapat dikaitkan dengan catatan biaya yang bersangkutan. Periksa tanggal, jumlah, dan kejelasan dokumen sebelum diserahkan untuk pemeriksaan.
Kebutuhan bukti mengikuti jenis pengeluaran dan kebijakan perusahaan. Jika dokumen kurang jelas atau belum tersedia, sampaikan kendalanya agar tindak lanjut dapat dibahas secara terbuka.
Realisasi Mencocokkan Request dengan Biaya Aktual
Pada Business Travel Realisasi, Forte HRIS menggunakan hasil request sebelumnya, termasuk jumlah uang muka, untuk dicocokkan dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan. Realisasi menjadi tahap untuk menghitung kembali kebutuhan berdasarkan perjalanan yang benar-benar dijalankan.
Jika hasil pencocokan menunjukkan masih ada kekurangan pembayaran, kekurangan tersebut dapat dibayarkan kembali kepada karyawan. Dengan demikian, penyelesaian mengacu pada hasil request, aktual, dan aturan perusahaan, bukan menganggap seluruh biaya aktual sebagai pembayaran baru.
Ketentuan Perjalanan Bisa Diatur Sesuai Perusahaan
Forte HRIS menyediakan pengaturan ketentuan perjalanan dinas sesuai aturan perusahaan. Ketentuan ini menjadi acuan saat menghitung uang perjalanan pada request dan saat memeriksa realisasi.
Dengan acuan yang sama, pengajuan dan realisasi tidak diperlakukan sebagai dua proses yang terpisah. Tim dapat memahami dasar perhitungan dan menelusuri selisih berdasarkan informasi perjalanan serta aturan yang digunakan.
Semua Tahap Pembayaran Bisa Melalui Payroll atau di Luar Payroll
Pembayaran uang muka, uang perjalanan dari request, serta kekurangan pembayaran setelah realisasi dapat dilakukan melalui payroll maupun di luar payroll. Pilihan ini mengikuti pengaturan dan proses perusahaan.
Satu Pengeluaran, Satu Pencatatan yang Jelas
Contohnya, satu tagihan hotel mencakup kamar dan sarapan. Jika seluruh tagihan sudah dicatat, periksa dahulu sebelum menambahkan biaya sarapan secara terpisah. Tanggal dan rincian bukti membantu mencegah biaya yang sama masuk dua kali.
Selesaikan catatan yang kurang jelas sebelum menyiapkan realisasi. Beri penjelasan jika bukti berisi beberapa jenis pengeluaran atau biaya untuk lebih dari satu karyawan. Tim support Forte HRIS dapat membantu penggunaan pencatatan biaya sesuai alur perusahaan.
FAQ
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Mengapa biaya perlu dicatat dengan rinci?
Agar pemeriksa memahami apa yang dibayar dan hubungannya dengan penugasan. Rincian juga membantu menemukan biaya yang tercatat ganda atau belum memiliki penjelasan.
Bukti seperti apa yang perlu disiapkan?
Siapkan bukti sesuai jenis biaya dan aturan perusahaan. Pastikan tanggal, jumlah, dan keterangannya terbaca serta cocok dengan catatan pengeluaran.
Bagaimana alur Business Travel di Forte HRIS?
Alurnya dimulai dari Business Travel Request yang dapat menghasilkan uang muka dan uang perjalanan sesuai ketentuan perusahaan. Pada Business Travel Realisasi, hasil request dicocokkan dengan aktual dan ketentuan perusahaan. Jika masih ada kekurangan pembayaran, kekurangannya dibayarkan kepada karyawan.
Apakah semua tahap pembayaran bisa melalui payroll?
Ya. Semua tahap pembayaran—uang muka, uang perjalanan dari request, dan kekurangan setelah realisasi—dapat melalui payroll atau di luar payroll sesuai pengaturan perusahaan.
Apakah ketentuan perjalanan bisa disesuaikan?
Ya. Ketentuan perjalanan diatur sesuai aturan perusahaan dan menjadi acuan perhitungan request maupun realisasi.
Apakah realisasi menghitung uang muka sebelumnya?
Ya. Realisasi menggunakan hasil request, termasuk uang muka, lalu mencocokkannya dengan biaya aktual dan ketentuan perusahaan untuk menentukan penyelesaiannya.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.