日程明确，准备更从容
出差既要配合目的地的活动，也要安排好员工离岗期间的工作。如果计划分散在多段对话中，参与准备的部门就容易掌握不同版本的信息。
确认时间和目的地
讨论出发日期、任务时长、目的地和主要活动，作为时间及成本需求的依据。
也要确认拜访对象的安排，减少因为约定未落实而产生的调整。
协调出差期间的工作
讨论员工日常任务的交接和与同事的联系方式。
Forte HRIS协助出差管理，实际运营协调仍由团队完成。请明确员工外出时的联系人员。
申请作为预付款与差旅津贴的依据
员工提交Business Travel Request作为出差申请。依据Forte HRIS中设置的公司规则，申请可以产生预付款和差旅津贴。
审核费用时应区分预付款与差旅津贴。申请结果保留为后续结算的依据，使计算考虑先前已经计入的金额。
实际结算核对申请与实际费用
在Business Travel实际结算阶段，Forte HRIS使用先前申请结果，包括预付款金额，并与实际费用及公司规定核对。计算依据实际完成的出差情况进行。
如果核对后仍有少付金额，可以向员工补付差额。因此，结算结合申请、实际费用和规则，而不是把全部实际费用都当作新付款。
所有付款阶段均可通过工资或工资外支付
预付款、申请产生的差旅津贴以及实际结算后的差额，全部可以通过工资或在工资之外支付。具体方式依据公司设置和流程选择。
日程变化后，同步调整准备工作
如果两天的任务延长为三天，应重新确认住宿、交通和同事代为处理的工作。及时通知相关人员，避免资金和工作安排仍按旧计划执行。
在 Forte HRIS 中准备申请和核对结算时，应使用更新后的出差信息。如计划与实际行程不同，说明原因，方便人事与财务了解变化。
FAQ
常见问题
为什么要整理出差计划？
便于提前协调任务日程、资金需求和员工离岗期间的工作安排，减少因信息未确认而临时调整。
出发前需要协调什么？
确认目的地安排、工作交接和联系人。如计划变化，也应告知准备差旅资金的人员。
Forte HRIS的出差流程是什么？
从Business Travel Request开始，按公司规则计算预付款和差旅津贴。实际结算时，将申请结果与实际费用及规定核对。如有少付金额，再向员工补付差额。
所有付款阶段都可以通过工资处理吗？
可以。预付款、差旅津贴和实际结算后的差额，都能按公司设置通过工资或工资外方式支付。
出差规则可以设置吗？
可以。规则按照公司政策设置，并作为申请和实际结算的计算依据。
结算会考虑之前的预付款吗？
会。结算使用包含预付款的申请结果，再与实际费用及公司规定核对。
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