渡す側と受け取る側で、データの意味をそろえる
ファイルの送信に成功しても、そのまま利用できるとは限りません。部署コード、費用の対象期間、列の意味が、人事と受信側システムで異なる場合があります。運用前に違いを整理する必要があります。
Forte HRIS は連携に必要なデータの準備を支援します。帳票データの交換では、必要な内容、送信先との項目の対応、正しく取り込まれたかの確認方法を検討します。
項目の意味を確認する
必要な項目、コード、明細の単位を決めます。部署別の合計値と、社員別の取引明細は異なるデータです。
打ち合わせにはサンプルを用意します。実データを扱う前に、用語や構造の違いを両チームで確認できます。
タイミングと担当を決める
データが確定する時点、対象期間、結果を確認する担当者を決めます。給与の締め前に作成したファイルは、確定後の金額と異なる場合があります。
訂正や再送の扱いも決めます。新しいファイルが前の版を置き換えるのか、追加データなのかを受信側が判断できるようにします。
受信側で結果を確認する
送信後は、件数、合計値、取り込めなかった記録を確認します。届いたことだけでなく、意図どおりに読み込まれたかを確かめます。
エクスポート・インポート、API、個別連携など、送信先の機能と合意した範囲に合う方法を検討します。
よくある質問
ファイル送信は自動連携と同じですか？
必ずしも同じではありません。手作業でファイルを移動・確認する場合もあります。自動化には接続、項目の対応、処理結果、エラーへの対応を確認する必要があります。
項目の対応は誰が決めますか？
人事データを理解する担当者と、送信先システムの管理者が一緒に検討します。Forte HRIS のチームは、連携範囲に応じて技術面を確認します。
相談前に何を用意すればよいですか？
帳票の例、項目一覧、用途、送信先システム、送信時期を準備してください。形式の説明に十分であれば、個人情報を匿名化したサンプルを使います。
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