Software Pertukaran Data Laporan
Siapkan pertukaran data laporan antara Forte HRIS dan sistem perusahaan. Sepakati kolom, periode, serta cara pemeriksaan agar data dapat digunakan dengan benar.
Laporan yang Dikirim Harus Dipahami dengan Cara yang Sama
File bisa berhasil dikirim tetapi belum tentu langsung bisa dipakai. Kode departemen, periode biaya, atau arti kolom dapat berbeda antara HR dan sistem penerima. Perbedaan ini perlu diselesaikan sebelum proses pertukaran dijalankan.
Forte HRIS membantu menyiapkan data untuk kebutuhan integrasi. Untuk pertukaran laporan, pembahasannya mencakup isi yang diperlukan, pemetaan ke sistem tujuan, dan cara memastikan hasil diterima dengan benar.
Sepakati Arti Setiap Kolom
Tentukan kolom yang dibutuhkan, kode yang digunakan, dan tingkat rincian laporan. Data total per departemen berbeda dari detail transaksi per karyawan.
Sertakan contoh data saat membahas kebutuhan. Contoh tersebut membantu kedua tim menemukan perbedaan istilah atau struktur sebelum digunakan pada data operasional.
Tentukan Waktu dan Penanggung Jawab
Sepakati kapan data siap dikirim, periode yang dicakup, dan siapa yang memeriksa hasilnya. File sebelum payroll ditutup dapat berbeda dari hasil final.
Tentukan juga cara menangani koreksi dan pengiriman ulang. Penerima perlu mengetahui apakah file baru menggantikan versi lama atau merupakan tambahan data.
Periksa Hasil di Sistem Penerima
Keberhasilan pengiriman perlu diikuti pemeriksaan jumlah catatan, total nilai, dan data yang ditolak. Ini membantu memastikan informasi tidak hanya sampai, tetapi juga terbaca sesuai tujuan.
Cara pertukaran dapat dibahas melalui kebutuhan ekspor/impor, API, atau integrasi khusus. Kesesuaiannya bergantung pada kemampuan sistem tujuan dan ruang lingkup yang disepakati.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah mengirim file sama dengan integrasi otomatis?
Tidak selalu. File bisa dipindahkan dan diperiksa secara manual. Integrasi otomatis memerlukan pembahasan cara koneksi, pemetaan, serta penanganan hasil dan kesalahan.
Siapa yang menentukan mapping data?
Tim yang memahami data HR perlu bekerja bersama pengelola sistem tujuan. Tim Forte HRIS membantu membahas kebutuhan teknis sesuai cakupan integrasinya.
Apa yang perlu disiapkan sebelum diskusi?
Siapkan contoh laporan, daftar kolom, tujuan penggunaan, sistem penerima, serta kebutuhan periode pengiriman. Hindari mengirim data pribadi asli jika contoh anonim sudah cukup untuk menjelaskan formatnya.
Mari Berdiskusi
Mulai dari Kebutuhan Anda
Ceritakan kebutuhan perusahaan Anda. Kami selalu siap berdiskusi dan membantu.