データ量より、使いやすい帳票を
人事から上司や経理に帳票を渡す際、情報が多すぎると受け手が再度絞り込む必要があります。不要な個人情報まで共有してしまう可能性もあります。
帳票のエクスポートは、Forte HRIS の集計結果を次の業務で使うための手段です。まず目的、期間、共有先を決めると、必要な情報を選びやすくなります。
出力する範囲を決める
対象期間、社員の範囲、必要な項目を確認します。例えば部署別の費用を話し合うだけなら、全社員の個人情報は不要かもしれません。
項目と数字の意味も確認します。月末時点の在籍者数と、その月に一度でも在籍した人数は、必ずしも同じではありません。
出力後のファイルを確認する
行数や重要な合計値を元の帳票と照合します。別の処理に使う場合は、日付、コード、数値の形式も確認します。
ファイル名に期間や用途を含め、版を区別します。内容の違うファイルを同じ名前にすると、古い結果が使われる原因になります。
必要な相手に共有する
人事・給与の帳票には、個人情報や給与額が含まれることがあります。会社が認めた保存先や送信方法を使い、業務上必要な相手に共有します。
別のアプリで読み込む場合は、形式や項目の対応を Forte HRIS のチームと確認します。人が読むための帳票が、そのまま自動処理に使えるとは限りません。
よくある質問
必ず社員別の明細が必要ですか？
いいえ。目的に応じて選びます。概要の打ち合わせには集計値だけで足りる場合もありますが、個別の処理確認には明細が必要なことがあります。
アプリの情報を修正すると、出力済みファイルも更新されますか？
ダウンロードしたファイルは、出力時点のコピーです。元の情報を修正した場合は再出力し、どの版を使うか共有先に伝えます。
必要な形式に対応しているか確認するには？
帳票の例、必要な項目、利用先のアプリを担当チームにお知らせください。対象帳票の出力形式と調整の必要性を確認します。
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