一人ひとりの社員情報を、共通の記録として管理
同姓同名の社員や本人確認情報の変更、部署異動があると、別々のファイルでは記録の照合が難しくなることがあります。情報を関連付けることで、確認中の書類や申請が誰のものかを把握しやすくなります。
Forte HRIS では、個人情報、勤務情報、書類、関連する履歴を一つのシステムで管理します。ファイルごとに異なる情報を持つ状態を減らせます。
基本情報と処理記録を区別する
基本情報は、社員の身元や所属、役職を示します。申請や雇用条件の変更などは、発生した出来事の記録です。関連する情報ですが、役割は異なります。
複数の記録で役職名が間違っている場合は、まず役職の基本情報を確認します。一件だけに誤りがある場合は、その処理記録を調べると原因を整理しやすくなります。
変更の経緯を確認できるようにする
異動、昇進、契約変更に伴い、社員情報は変わっていきます。履歴を確認すると、変更の時期や、現在と過去の情報の違いを把握できます。
例えば、異動が今月から適用される場合、先月の帳票には以前の部署が表示されます。適用日と履歴があれば、過去のやり取りを探さずに違いを説明できます。
利用前にデータを整える
初期設定前に、本人情報の不足、重複、古い情報を確認します。複数のファイルで内容が異なる場合は、どれを正しい情報とするか決めます。
Forte HRIS のチームが、データ準備や追加項目の要件を一緒に確認します。最初に情報を整理することで、利用開始後の修正作業を減らせます。
よくある質問
書類を社員情報に関連付けられますか？
はい。社員の書類をアップロードし、該当する社員情報とともに管理できます。必要なときに探しやすくなります。
全社員が同じ情報を閲覧できますか？
いいえ。閲覧できる情報は権限や会社の設定によって異なります。Employee Self Service で公開する情報も設定に従います。
既存システムの情報が一致していない場合は？
移行前に確認・整理します。データの対応付けは担当チームと相談できますが、情報源に相違がある場合は会社側で正しい内容を確定する必要があります。
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